Apicbase AI reduceert handmatige dataverwerking in restaurantketens van uren naar seconden

Spraakgestuurde voorraadopnames, receptextractie via foto’s en directe analyses vervangen klemborden en spreadsheets

Apicbase introduceert Apicbase AI, een nieuwe reeks AI-functionaliteiten die restaurantketens met meerdere locaties wekelijks 10 tot 15 uur aan handmatig dataverwerk bespaart. De technologie automatiseert onder meer receptverwerking, voorraadopnames en data-analyse. Managers krijgen inzicht door vragen te stellen in gewone taal, zonder spreadsheets of rapporten te hoeven opbouwen.

Restaurantgroepen met meerdere vestigingen kampen al jaren met dezelfde operationele last: elke week gaat er veel tijd verloren aan het handmatig invoeren van gegevens en het samenstellen van rapportages. Data uit kassasystemen, voorraadopnames en leveranciersfacturen moeten eerst worden samengebracht in spreadsheets vooraleer zelfs de meest eenvoudige vragen beantwoord kunnen worden.

Apicbase AI neemt deze flessenhals weg door dataverzameling te automatiseren en analyse mogelijk te maken via directe vragen.

Automatisering van tijdrovende processen

Receptverwerking: Executive chefs en F&B-managers kunnen recepten uploaden in vrijwel elk formaat, waaronder PDF’s, Excel-bestanden, Word-documenten, foto’s van kookboeken of handgeschreven notities. Apicbase AI haalt er automatisch ingrediënten, hoeveelheden, dieetkenmerken en bereidingsinstructies uit en zet deze om in gestructureerde receptdata.

Voorraadopname: Naast bestaande methoden zoals barcodescanning en mobiele invoer ondersteunt Apicbase nu ook spraak- en foto-invoer. Medewerkers spreken artikelnamen en aantallen in of fotograferen schappen. De AI registreert, controleert en standaardiseert de gegevens. Ontbrekende informatie en afwijkingen, zoals dubbele invoer of inconsistente eenheden, worden automatisch gesignaleerd.

Vragen stellen in plaats van rapporten bouwen

Zodra de data is vastgelegd, kunnen gebruikers er vragen aan stellen in gewone spreektaal. In plaats van draaitabellen of formules te maken, kunnen ze bijvoorbeeld vragen: ‘Wat zijn deze maand mijn vijf menu-items met de hoogste foodcosts?’ of ‘Hoe presteren recepten qua marge over alle locaties?’

Apicbase AI levert binnen twee tot drie seconden antwoord, op basis van actuele prijzen, voorraadniveaus en verkoopcijfers. Analyses die voorheen 30 tot 45 minuten spreadsheetwerk vergden, zoals het doorrekenen van een leverancierswissel of een receptaanpassing, zijn nu in seconden beschikbaar.

“Restaurantketens met meerdere locaties zitten vaak vast in een vicieuze cirkel: om antwoorden te krijgen moeten rapporten worden gebouwd, en dat kost tijd die niet aan de operatie besteed kan worden,” zegt Carl Jacobs, CEO en medeoprichter van Apicbase. “Met Apicbase AI kunnen teams vragen stellen in gewone taal en direct betrouwbare antwoorden krijgen. Zo verschuift de focus van dataverwerking naar besluitvorming.”

Gebaseerd op gestructureerde operationele data

De nauwkeurigheid van Apicbase AI is mogelijk doordat het werkt met een uniform datamodel. Binnen het Apicbase-platform zijn verkooptransacties, recepten, voorraadbewegingen, compliancegegevens en ingrediëntkosten structureel met elkaar verbonden over alle locaties heen.

Daardoor begrijpt het systeem bij een vraag als ‘Wat kost zalm per portie?’ welke recepten zalm bevatten, hoeveel er per portie wordt gebruikt, wat de actuele leveranciersprijzen zijn, welke volumes worden verkocht en welk verspillingpercentage geldt. Elk antwoord is volledig herleidbaar tot onderliggende transacties en registraties.

Dit onderscheidt Apicbase AI van generieke AI-tools waar uitkomsten minder goed te controleren zijn, omdat ze werken met losse spreadsheets of gescheiden systemen.

Naadloos onderdeel van het dagelijkse werk

De AI-functionaliteiten zijn volledig geïntegreerd in de bestaande Apicbase-modules voor receptbeheer, voorraad, inkoop en menuplanning. Er is geen extra training nodig. Teams gebruiken de AI binnen hun vertrouwde workflows, zonder operationele verstoring.

Over Apicbase

Apicbase is een AI-native platform voor F&B-management, gericht op restaurantketens met meerdere locaties, contractcateraars en hotels. Het platform brengt recepten, voorraad, inkoop en menuplanning samen in één centraal systeem en helpt organisaties foodcosts te verlagen, verspilling te beperken en consistentie tussen locaties te waarborgen.