Uren registreren tijdrovend en lastig? Nergens voor nodig

Elke organisatie zal de strijd omtrent urenregistratie wel kennen. Medewerkers die uren niet op tijd en goed registreren. Niet iedereen doet het graag of zorgvuldig. Daarom is het van groot belang om het tijdschrijven zo makkelijk en efficiënt mogelijk te maken. Lees in deze blog onze 5 tips om urenregistratie voor medewerkers simpeler te maken!

1. Stel inzichtelijke doelen met elkaar

Zorg ervoor dat de teamdoelen gecommuniceerd worden. Dit zijn doelen op projectniveau in z’n geheel en op medewerker individueel niveau. Maak het projectbudget toegankelijk voor alle teamleden. In hoeverre de doelen gehaald worden is overzichtelijk te maken door een grafiek of diagram. Het bijhouden van de urenregistratie heeft direct invloed op deze doelen. Dit motiveert je medewerkers om anders te kijken naar het schrijven van uren.

2. Registreer je tijd direct

Je maakt het jezelf een stuk makkelijker wanneer je je uren direct registreert. Als je wacht tot het einde van de dag of week, kost het ineens heel veel tijd. Je loopt hierdoor ook een groter risico op fouten. Waarschijnlijk weet je niet meer precies wat je eerder die week hebt gedaan en hoeveel tijd dat kostte. Dan is de kans groter dat je hier als een berg tegenop ziet. Registreer direct je uren wanneer je de taak voltooid, dan kost het je maar een paar seconden. Ook heb je dan nog vers in je geheugen wat je hebt gedaan en voor hoelang.

3. Geef het goede voorbeeld

Geef als leidinggevende, manager en collega het goede voorbeeld. Dit motiveert anderen weer om ook de urenregistratie op orde te houden. Ook prettig dat je niet iedere week het team hierover achter de broek aan moet zitten. Daar wordt niemand blij van. Bedenk een positieve manier om iedereen te motiveren zijn of haar uren te schrijven. Bijvoorbeeld: wanneer iemand zijn of haar uren niet op tijd heeft ingevuld, trakteert die persoon op pizza.

4. Maak het een gewoonte

Geef het de tijd om urenregistratie een vast onderdeel van je werkproces te laten worden. Wanneer dit een gewoonte is, zal het makkelijker worden om het bij te houden. Is je uren registreren nog geen gewoonte? Probeer regelmatig een timer of herinnering voor jezelf aan te zetten. Voor je het weet vergeet jij je urenregistratie nooit meer!

5. Gebruik een fijne urenregistratie tool

Een urenregistratie tool is er om het jou makkelijker te maken. Er zijn heel veel verschillende tools beschikbaar die je kunt gebruiken. In zulke tools is het mogelijk om taken en projecten aan te maken. De medewerker kan dan zijn uren noteren voor die specifieke taken of projecten. Bovendien worden de gegevens ook gelijk op een overzichtelijke manier opgeslagen. Hierdoor heb je gelijk een mooi overzicht zichtbaar voor iedereen.