Andrew Citroen over het Cikam systeem bij Novotel Schiphol

Contant geld circuleert in eigen hotel

Novotel Amsterdam Schiphol Airport ligt pal naast Station Hoofddorp, omringd door internationale bedrijven. ‘We hebben veel zakelijke klanten, vooral doordeweeks. Daarnaast verblijven hier veel toeristen van busreizen’, vertelt Mirjam de Bos. ‘We hebben 314 kamers en 17 banqueting zalen.’ Een flink deel van de gasten betaalt nog altijd contant. ‘We hebben dagelijks drie kassashifts in het restaurant en drie bij de frontoffice. Als administratie waren we veel tijd kwijt met het tellen daarvan. Op maandag was ik bijvoorbeeld samen met een collega tweeënhalf uur kwijt aan het verwerken van de weekendomzet; dubbel tellen met twee man, de afdrachten en storting voorbereiden. Nu ben ik in een paar minuten klaar. En het bedrag dat op het bonnetje staat, klopt altijd. Ik kan exact zien wat de omzet was.’

Contant geld circuleert

Bij de Cikam Easy Cash MD kunnen medewerkers aan het eind van hun shift hun kassa afstorten. Het systeem berekent feilloos het inkomende geld, maar geeft ook geld uit. De Bos: ‘Contant geld circuleert in ons eigen hotel. Dat was ook een van de redenen waarom we graag een geldverwerkingssysteem wilden. Sinds we het Cikam-systeem hebben staan, hoef ik nog maar zelden geld te bestellen. Ook hebben we minder transporten nodig, omdat het contant geld circuleert. Voorheen kwam er elke week een geldtransporteur; nu nog maar eens in de drie, vier weken. Dat scheelt ons niet alleen administratieve tijd, maar ook de nodige kosten.’
Een ander voordeel: collega’s kunnen voor aanvang van hun shift zelf hun kassa opnemen uit het systeem en tussentijds wisselen. ‘Ook dat scheelt mij veel tijd’, stelt De Bos. ‘Als een medewerker uit het restaurant bijvoorbeeld euro’s nodig heeft, moest diegene voorheen bij mij of mijn collega wisselen. Nu kan iedereen het snel en eenvoudig zelf doen. Je stopt een tientje in het systeem en direct komen de euro’s eruit.’

Goede begeleiding

Vooraf was De Bos al overtuigd van de voordelen van een geldverwerkingssysteem. Maar welk systeem moest het worden? ‘Ik heb meerdere opties bekeken, ook bij andere hotels. Via onze geldtransporteur kwam Cikam in beeld. Hun systemen zijn prijstechnisch interessant. Daarnaast ben ik erg tevreden met de service. We zijn tijdens het hele traject perfect begeleid door Cikam. Ze denken echt met ons mee.’ Voor technische ondersteuning heeft het hotel een servicecontract afgesloten. ‘Gisteren hadden we voor het eerst een kleine storing. Binnen anderhalf uur stond er een monteur op de stoep, die het probleem meteen heeft opgelost.’

Rechten per medewerker

Voor collega-financials die overwegen te investeren in een geldverwerkingssysteem heeft De Bos één tip: ‘Gewoon doen. Het scheelt ons op de administratie enorm veel tijd, die we nu aan andere werkzaamheden kunnen besteden. En het is veilig, doordat het systeem een ingebouwde kluis heeft. Ook dat is een fijn idee. Daarnaast bespaart het geld, omdat het contant geld circuleert in ons eigen hotel.’
Als beheerder heeft De Bos de rechten ingesteld voor alle medewerkers die het systeem gebruiken. ‘Collega’s kunnen inloggen met een eigen code. Vervolgens kunnen ze kiezen voor kassa opnemen, afstorten of wisselen. Ik heb verschillende shifts ingesteld; restaurant of frontoffice vroeg, laat of nacht. Een collega kan maar één kassa per dag opnemen. Het werkt allemaal heel eenvoudig. Vooraf vonden sommige collega’s het een beetje eng, zo’n systeem. Maar na één keer uitleggen was iedereen meteen enthousiast. Het gebruikersgemak vind ik heel belangrijk.’

Uitgifte daggeld aan crews

Novotel Amsterdam Schiphol Airport huisvest veel crews van luchtvaartmaatschappijen. ‘Wij verzorgen voor hen de uitgifte van de allowances’, vertelt Mirjam de Bos. ‘Vooraf maakt de maatschappij een bedrag aan ons over. Als de bemanningsleden hier inchecken, keren wij hun daggeld cash uit.’
Dit contante geld haalt het hotel met een paar drukken op de knop uit de Cikam Easy Cash MD. ‘Aanvankelijk wilden we een kleiner systeem aanschaffen. Omdat we de allowances uitkeren, raadde Cikam ons dit model aan – met meer volume’, aldus De Bos. ‘Ik ben blij dat we hiervoor hebben gekozen. Dit systeem voldoet aan al onze eisen.’