Waarom een franchiseraad
Hoezo de franchiseraad?
Vooral franchisenemers vinden een goed functionerende franchiseraad belangrijk. Ze willen dat hun mening wordt gehoord en dat er wat mee wordt gedaan. Maar, wat doet de franchiseraad en hoe functioneert hij? Daarover spraken we met Joost Bos van Koelewijn & Partners.
Joost Bos heeft zo’n 25 jaar ervaring. Het opzetten en ook het voorzitten van de franchiseraad doet hij voor allerlei bekende organisaties. Hij heeft sterk verschillende situaties meegemaakt waarbij franchisenemers in goed overleg of in conflict waren met hun franchisegever. "Ik vergelijk de franchiseraad wel eens met een brandslang. Het is nuttig om er één te hebben, ook als er geen brand is", vertelt Joost Bos. "Als er brand is, is het te laat om een brandslang te kopen en aan te sluiten. Het vuur ontwikkelt zich tot een uitslaande brand en er wordt veel beschadigd. Had je die brandslang gehad, dan was het vuur in de kiem gesmoord."
Joost vervolgt: "Je moet dus het franchiseoverleg starten op een moment dat het goed gaat in de organisatie. Dan is er voedingsbodem voor het maken van goede werkafspraken en kan er gebouwd worden aan een vertrouwensrelatie, ook binnen de franchiseraad. Als er vergaderd wordt bij Van der Valk zonder dat de franchisegever erbij is, is het te laat. Dit soort vergaderingen heeft dikwijls een desastreus effect. Het laatste restje positieve instelling bij de franchisenemers wordt weggevaagd door de stemming die wordt gekweekt." In de praktijk ziet hij organisaties met een vereniging van franchisenemers en organisaties met alleen een franchiseraad. Hoe zit dat? Wanneer start je een franchiseraad en waarom zijn er franchiseorganisaties die, naast de franchiseraad, een vereniging van franchisenemers hebben?
"Een startende franchiseorganisatie doet er goed aan om met alle franchisenemers regelmatig bij elkaar te komen, bijvoorbeeld éénmaal per kwartaal. Op een gegeven moment is dat niet werkbaar meer, er zijn dan teveel mensen bij betrokken. Als ieder zijn zegje wil doen is de avond te kort en de agenda te lang. Dan wordt het nuttig om na te denken over een structuur waarbij gekozen vertegenwoordigers de belangen van de gehele groep bewaken en bespreken met de franchisegever. Meestal nemen wij in de franchiseovereenkomst de bepaling op dat er een franchiseraad wordt gekozen op het moment dat er meer dan tien franchisenemers zijn."
Een vertegenwoordiging door vijf franchisenemers vindt Joost Bos in de praktijk een werkbaar aantal. Met enkele mensen van de franchisegever zit je dan al snel met z’n achten aan tafel. Maar is dit niet een vreemde situatie? De franchisegever is dan toch altijd in de minderheid als er in de franchiseraad wordt gestemd? "Zo werkt dat niet", legt Joost uit. "De franchiseraad heeft twee geledingen: vertegenwoordigers van de franchisenemers en vertegenwoordigers van de franchisegever. Het is een adviesorgaan waarin zelden of nooit wordt gestemd maar waarin wordt overlegd en waarin draagvlak wordt gezocht. Als de franchisenemers het met de franchisegever oneens zijn dan zullen zij dat goed duidelijk maken. Hoewel de franchisegever formeel de mening van de franchisenemers naast zich neer kan leggen zal hij dat zelden doen, als hij verstandig is. Hij zal een verdere toelichting geven en op zoek gaan naar voldoende draagvlak." Op deze manier is dus de invloed van de franchiseraad heel groot, hoewel er formeel alleen maar een adviserende stem is. Partijen willen er samen uit komen. Als er een situatie ontstaat waarin dat niet direct lukt, dan is de vertrouwensbasis van het overleg in de franchiseraad ervoor om toch een weg te vinden om er met elkaar uit te komen, zonder dat daar advocaten bij nodig zijn.
Maar wacht eens, hoe zit het nu met de vereniging van franchisenemers? "Die vereniging zie ik veel bij grotere franchiseorganisaties waar behoefte is om de zaken formeel beter te regelen. Als vertegenwoordiger van de franchisenemers heb je mandaat nodig, zeg maar: de bevoegdheid van vertegenwoordiger. Het mandaat is in een vereniging goed te regelen in de statuten. Als bestuurder van de vereniging kun je je aansprakelijkheid juridisch beperken en je kunt je er zelfs voor verzekeren. Het is handig om het bestuur van de vereniging tevens te laten plaatsnemen in de franchiseraad, dus bestuur en vertegenwoordigers van de franchisenemers zijn dezelfde personen. Dat scheelt weer afstemming binnen de vereniging. Het bestuur van de vereniging heeft een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van de communicatie met hun leden, dat zijn de collega’s, de overige franchisenemers. Bekende formules, waarbij een vereniging van franchisenemers actief is zijn: Albert Heijn, HEMA, Pearle en Simon Lévelt."
Reglement franchiseraad. Het reglement van de franchiseraad beschrijft:
- doel en de manier dit doel te bereiken
- samenstelling: het aantal leden (franchisenemers en franchisegever)
- verkiezing van leden en bevoegdheid
- vergaderingen en de wijze van besluitvorming
- vergoeding van kosten
- mogelijkheden om het reglement te kunnen wijzigen
Welke onderwerpen kunnen aan de orde komen?
- marktgegevens en marktontwikkelingen, verslag van de ontwikkelingen in de afgelopen periode zoals nieuw geopende vestigingen, omzetontwikkeling, verwachte omzet- en resultaten
- reclame en promotie
- administratie
- automatisering
- bedrijfsvergelijking, vergelijking tussen franchisenemers m.b.t. omzetten, resultaten, kosten et cetera
- opleiding
- assortiment
- bestelprocedures en leveringen
- reclame, komende acties en melding van de resultaten van al dan niet geslaagde acties, prestaties et cetera
- bedrijfsvoering, functioneren van de begeleiding.
Meer weten over het opzetten of verbeteren van een franchiseraad?
Stel direct je vraag aan Joost Bos, download de whitepaper of bekijk de pagina's over het opzetten van een franchiseraad of het begeleiden van het franchiseoverleg op de website van Koelewijn & Partners.