"Onze oplossingen sluiten mooi aan bij de dynamiek van de franchisemarkt"

Gebrek aan inzicht, controle of aan de juiste data: voor een franchiseformule is het niet altijd eenvoudig om de franchisenemers adequaat te ondersteunen op zowel financieel als operationeel vlak. “Neem alleen al de boekhouding”, zegt Edric San-dikromo, sales executive bij Exact. “Er zijn franchiseformules waar vestigingen werken met een financieel pakket, waar andere vestigingen nog werken op papier of Excel. Dat maakt het voor de franchisegever lastig om overzicht en grip te houden op de financiële activiteiten en prestaties van de gehele organisatie. Exact speelt hierop in met een passende oplossing voor elke uitdaging”, aldus Edric

Wat maakt de Exact oplossingen nu zo geschikt voor de franchisemarkt?

Edric: “De franchisemarkt is enorm divers. De één biedt dienstverlening aan, de ander verkoopt pizza’s. Deze diversiteit vereist ook een diversiteit aan passende oplossingen. Het mooie aan onze software is dat wij kunnen aansluiten op al deze uiteenlopende ondernemingen en vraagstukken. Als een formule binnenkomt met een bepaalde uitdaging, dan kijken wij of we de bouwstenen hebben voor een oplossing. Meestal is het antwoord ja. En is het onverhoopt toch een keer nee – soms zijn bedrijfsprocessen zo specifiek en op maat gemaakt, dan past niet alles – dan denken wij daarin mee en kijken we of we toch een aanvullende oplossing kunnen bieden.”

‘Rommelig’

Edric Sandikromo sprak in zijn vijf jaar bij Exact met vele franchisegevers en merkte dat er verschillende zaken zijn waar zij op financieel en operationeel vlak tegenaan lopen. Een niet-uniforme aanlevering van cijfers bijvoorbeeld: “Sommige formules verplichten franchisenemers een bepaald boekhoudprogramma te gebruiken voor hun administratie, maar er zijn ook formules waar het niet uit-maakt hoe de franchisenemers de boekhouding voeren. Veel franchisenemers besteden het dan op hun beurt uit aan een lokale accountant. Dat kan leiden tot een rommelige en onoverzichtelijke aanlevering van data en rapportages.”

En dat kan grote gevolgen hebben. Edric: “Daardoor hebben franchiseformules niet de juiste data om de vestigingen goed te ondersteunen, hebben ze geen grip op de cijfers en missen ze inzicht in hoe het er nu voor staat met de onderneming.”

Vooral inzicht in de huidige status van de onderneming is een belangrijke behoefte, aldus Edric: “Als je bijvoorbeeld te maken hebt met externe investeerders, dan wordt dat inzicht alleen maar belangrijker. Dit soort partijen willen in één oogopslag zien hoe het gaat met het bedrijf.”

Verder is het voor veel formules een uitdaging om goede afspraken te maken of eenduidig te communiceren – onderling maar ook met klanten en leveranciers, vertelt hij. “Die werken vaak in verschillende omgevingen. Ook intern: dan hebben ze bijvoorbeeld hun contracten in een externe map staan, los van de boekhouding. Door deze losse eilandjes van informatie ontbreekt een overkoepelend overzicht en ook dat maakt het lastig om doorgronde beslissingen te nemen.”

‘Eén waarheid’

Voor het kiezen van de best passende oplos-sing gaat Edric eerst het gesprek aan met de klant. “Hierin brengen we de huidige financiele situatie en de wensen voor de toekomst in kaart: waar loop je nu tegenaan en waar wil je naartoe?” Hierbij gaat het niet altijd uitsluitend om een financiële oplossing, merkt Edric. “Steeds meer franchisegevers hebben niet alleen behoefte aan het centraliseren van hun financiële administratie, maar willen ook graag de interne communicatie, afspraken en e-mails borgen in één systeem”, vertelt hij. “Denk bijvoorbeeld aan e-mailverkeer tussen klanten en vestigingen, tussen vestigingen onderling of tussen de vestiging en formule-houder. Door deze informatie digitaal op één plek op te slaan, kun je niet alleen veel beter samenwerken, maar voorkom je ook dat als iemand het bedrijf verlaat, diens kennis ver-dwijnt. Degene die nieuw instroomt, kan op het platform zien wat zich heeft afgespeeld op communicatief vlak en wat er is afgesproken en kan de werkzaamheden direct oppakken. Daarnaast heb je geen versplinterde informatie meer, maar altijd één waarheid.”

Modulaire software

Kortom, er zijn franchiseorganisaties die de boekhouding aardig hebben gestroomlijnd, maar nog uitdagingen hebben in het operationele proces. En andersom”, vertelt Edric. “Elke formulehouder heeft dus zijn administratie anders ingericht, waardoor ook de uitdagingen en behoeften per formulehouder verschillen.

Exact speelt hierop in door het aanbieden van modulaire software. Van het stroomlijnen van je financiële processen tot het centraliseren van je declaraties, inkoop en interne communicatie – het is allemaal mogelijk met de passende oplossingen van Exact”, aldus Edric. “Ook als een formule na verloop van tijd naar een andere oplossing toegroeit door een veranderende bedrijfssituatie, is dat geen probleem.

De Exact-software is geheel te configureren op basis van de klantbehoeften. Zo groeit onze software met de klant mee en kunnen wij de franchiseformules in binnen- en buitenland nu en in de toekomst blijven ondersteunen.”