Franchiseoverleg in de praktijk

Nut en noodzaak van franchiseoverleg

In de vorige editie van Franchise+ vertelde Joost Bos over het franchiseoverleg tussen franchisegever en franchisenemers. “Je moet het franchiseoverleg starten op een moment dat het goed gaat in de organisatie. Dan is er een voedingsbodem voor het maken van goede werkafspraken en kan er gebouwd worden aan een vertrouwensrelatie, ook binnen de franchiseraad.”

Hoe ziet het franchiseoverleg er in de praktijk uit? We nemen een kijkje in de keuken van Pearle, Top Movers, MotoPort en Fortune Coffee.

Pearle

Pearle Opticiens is een grote speler in de optiekbranche. “Als franchisebestuur komen we ongeveer vijf keer per jaar bijeen”, vertelt Angeline van Laar. Ze is franchisenemer van Pearle in Roermond en voorzitter van de Pearle Franchise Vereniging. “We beginnen met een vooroverleg en bespreken de lopende zaken, daarna komt de directie van Pearle erbij en vergaderen we gezamenlijk. Deze bijeenkomsten worden voorbereid en genotuleerd door een eigen secretariaat voor franchisenemers, want het bleek te arbeidsintensief te zijn om dit nog eens naast het ondernemerschap te doen. Behalve een franchisebestuur kennen we binnen de organisatie een aantal werkgroepen. Zo komt de contactlenswerkgroep driemaal per jaar bijeen, net als een werkgroep die de formule mede bewaakt. Andere onderwerpen die in werkgroepverband aan de orde komen, zijn onder andere service/kwaliteit en monturen. Bestuursleden krijgen een reis- en bescheiden onkostenvergoeding per dagdeel, voldoende om naar de vergaderingen van de Pearle Franchise Vereniging in Soesterberg te komen en voor een hapje en drankje. De reguliere zittingstermijn is drie jaar, herkandidering voor een volgende periode is mogelijk. Ik investeer veel in het voorzitterschap en zie ook de tastbare resultaten van onze inspanningen als franchisenemers binnen het overleg met de directie. We hebben gezamenlijk dingen bereikt waarop we best trots kunnen zijn. Er is inmiddels een goede bonusregeling vastgelegd en er is een nieuw franchisecontract tot stand gekomen. Voor mij is het belangrijk dat we als franchisenemers een prettig overleg met de franchisegever hebben en samen tot resultaten komen waarover beide partijen tevreden kunnen zijn. Wij leren veel over de ‘achterkant’ van de organisatie, de directie van Pearle kan haar voordeel doen met onze ervaringen op de winkelvloer.”

Top Movers

Top Movers is een verhuisorganisatie waarin een aantal vooraanstaande zelfstandige verhuisbedrijven zich in één landelijk netwerk heeft georganiseerd. De samenwerking vindt plaats binnen een coöperatieve franchiseorganisatie met zestien leden op basis van zakelijke afspraken. De markt, van oudsher de zakelijke maar inmiddels ook de particuliere, wordt steeds meer formulematig en uniform vanuit of met ondersteuning van de centrale organisatie benaderd. Vanuit de collectiviteit is het mogelijk om een sterkere vuist te maken richting concurrentie.

Jaarlijks vindt ongeveer viermaal tijdens ledenvergaderingen het franchiseoverleg plaats, waarvoor alle aangesloten leden worden uitgenodigd. De kosten voor het overleg worden, net als bij MotoPort en Fortune hot drinks, door de franchisegever betaald. Deze is tevens verantwoorde-lijk voor de organisatie van het overleg. Daarnaast is er een bestuur, waarin de vier ledenclusters (landelijke regio’s) vertegen-woordigd zijn, dat zes- tot achtmaal per jaar voor overleg bijeenkomt. De clustervoorzitters zijn tevens bestuurslid. Er is een maximale zittingstermijn van vier jaar. Het franchiseoverleg en het bestuur hebben dezelfde, onafhankelijke voorzitter en bestuursleden doen hun werk onbezoldigd; uitgangspunt is dat iedereen dus om de zoveel jaar een keer ‘aan de beurt’ komt. Groot pluspunt van de overlegstructuur is dat gemaakte afspraken worden vastgelegd en dat leden elkaar hierop kunnen aanspreken. Het professionele niveau van Top Movers en haar leden wordt erdoor verhoogd.

MotoPort

MotoPort is met zijn samenwerkingsverband van zelfstandige motorfietsbedrijven een succesvolle franchiseformule die actief is in meerdere Europese landen, waaronder Nederland waar het marktaandeel ten aanzien van motorenverkoop boven de twintig procent ligt. Het is, net als Top Movers, van een vereniging doorgegroeid naar een coöperatieve franchiseorganisatie en telt tweeëntwintig leden. Maandelijks vinden zowel bestuurs- als ledenvergaderingen plaats onder leiding van een onafhankelijke voorzitter, waardoor intensieve onderlinge afstemming kan plaatsvinden over collectie, inkoop, marketing en andere processen. De vier ondernemers onder de bestuursleden, die in de regel een lange zittingstermijn vervullen, ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. De kracht van samenwerking manifesteert zich voornamelijk op marketing- en inkoopgebied, waardoor het mogelijk is om volumes met elkaar te realiseren, en op het terrein van kennis die de leden samen delen. Uitwisseling hiervan vindt eveneens plaats binnen commissies die regelmatig bijeenkomen.

Fortune Coffee

Fortune Coffee is gespecialiseerd in het leveren van warme dranken en automaten aan bedrijven en organisaties, met op dit moment vijfentwintig franchiseregio’s. De franchisenemers komen vijfmaal per jaar met de franchisegever bij elkaar in een franchiseoverleg, buiten de bijeenkomsten in de vorm van sociale activiteiten, workshops en opleidingstrajecten. In commissies, bijvoorbeeld op het gebied van automaten, marketing of automatisering, vindt vooroverleg plaats en wordt de inbreng voor tijdens het franchiseoverleg bepaald. In goed overleg tussen franchisegever en franchisenemers is, via het franchiseoverleg, de indeling van regio’s aangepast. Er zijn sluitende afspraken gemaakt over het eventueel kunnen verkleinen van regio’s, ook als hierdoor klanten buiten een bepaalde regio vallen. Hierover zijn goodwill-afspraken gemaakt, waardoor kandidaat-franchisenemers een dergelijke regio over kunnen nemen en zo een vliegende start maken. De regio-indeling is een ingewikkeld proces geweest en de uitkomst wordt door het collectief gedragen.

Tips van Joost Bos

Bespreek als franchisegever en franchisenemer alle voorkomende zaken in openheid met elkaar. Durf de confrontatie aan en leg argumenten open en bloot op tafel. Baseer je in de eerste plaats op cijfers, niet op emoties. Pas als beide partijen tevreden kunnen zijn over het (onderhandelings)resultaat, is er een solide basis voor samenwerking, nu en in de toekomst. Volgens Joost Bos - die als adviseur voor een aantal franchiseorganisaties de voorzittershamer hanteert - is het beste resultaat als dankzij het overleg strategische wijzigingen kunnen worden doorgevoerd in de samenwerking. Denk hierbij aan veranderingen in de fee-structuur, regio-indeling, verhoging van marketinguitgaven en het terugdringen van individuele vrijheden omdat de formule aantoonbaar steeds beter werkt.