Waar is uw administratie eigenlijk?

Veel franchisegevers ontzorgen hun franchisenemers ook op administratief gebied. Franchisegevers houden de boekhouding voor hun franchisenemers digitaal bij en de franchisenemer kan inloggen om inzicht te behouden. Dit gebeurt in goed vertrouwen. Maar wat zijn precies ieders rechten en plichten als het misgaat in het vertrouwen en de relatie tot een einde komt?

Administratieplicht

Iedere ondernemer heeft de wettelijke plicht om van zijn vermogenstoestand een administratie te voeren en bijbehorende bescheiden te bewaren. Deze administratie moet van zodanig niveau zijn dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de onderneming kunnen worden gekend, zoals de waarde van inventaris, voorraad en vorderingen, maar ook bedragen, die de ondernemer aan zijn schuldeisers moet betalen.

De administratieplicht rust op de ondernemer. Het kan van belang zijn voor fiscale controles, maar ook in geval van een faillissement van de franchisenemer, zal hij zijn curator moeten kunnen laten zien wat de actuele rechten en verplichtingen van zijn onderneming zijn. Kan de franchisenemer dat niet, dan kan hij persoonlijk aansprakelijk zijn voor alle schulden in het faillissement. 

Voor de franchisenemer, die zijn administratie uitbesteed aan de franchisegever, schuilt in deze werkwijze dus een zeker risico. Wat als hij om de een of andere reden geen toegang meer krijgt tot de centraal ingevoerde administratie van zijn eigen onderneming? Is dan alles verloren?

Inzagerecht

Deze vraag speelde recent ook een rol bij de Rechtbank Rotterdam. Franchisegever en franchisenemer hadden over en weer de franchiseovereenkomst ontbonden vanwege vermeende tekortkomingen van de ander. De franchisegever had de franchisenemer bij de ontbinding ook direct iedere toegang tot de onderneming ontzegd, waaronder ook de toegang tot het account waar de boekhouding van de franchisenemer werd gedraaid.

De Rechtbank oordeelde dat de ontbinding van de franchiseovereenkomst door de franchisegever niet geldig was. De ontbinding door de franchisenemer was wel terecht. De rechtbank oordeelde echter ook dat van de franchisenemer verwacht mocht worden dat hij maatregelen zou treffen om zijn eigen administratie op zorgvuldige wijze veilig te stellen en te bewaren voorafgaand aan zijn ontbinding van de franchiseovereenkomst. Het blokkeren van het account door de franchisegever was in dit geval niet onrechtmatig, aldus de rechtbank.  

Toch werd de franchisegever veroordeeld om administratie over een gespecificeerd tijdvak aan de franchisenemer te verstrekken. De franchisenemer had namelijk aangegeven dat hij deze administratie nodig had om zich te verweren tegen de (overige) claims van de franchisegever. De rechter zag hierin aanleiding om de franchisenemer toch tegemoet te komen en de franchisegever te verplichten inzage in de administratie te verstrekken. Het gaat dan uitdrukkelijk niet om inzage in de gehele administratie, maar alleen om inzage in de specifiek gevraagde en voor de franchisenemer voor zijn verweer van belang zijnde administratie. 

Liever voorkomen

Het moge duidelijk zijn dat u liever niet met elkaar bij de rechter staat om te discussiëren over inzage in de administratie. U kunt onzekerheden op dit gebied voorkomen door vooraf met elkaar duidelijke afspraken te maken in de franchiseovereenkomst over het inzagerecht. 

Los daarvan is het voor franchisenemers ook belangrijk om te realiseren dat zij als ondernemer altijd zelf verantwoordelijk blijven voor de administratie van hun onderneming. Uitbesteed aan de franchisegever of niet, periodiek een eigen back-up maken en bewaren zou iedere franchisenemer vaker moeten doen, zeker wanneer de relatie tussen partijen gaat wringen.

Voor meer informatie over de franchiseovereenkomst en administratieplicht kunt u terecht bij Mr. A.I. (Angela) Mekes.

Angela Mekes Angela Mekes
Advocaat

De Franchise-specialisten van La Gro Geelkerken Advocaten adviseren u graag over franchiserecht en aanverwante rechtsgebieden waarmee iedere franchiseformule in aanraking komt.

Stel je vraag aan Angela Mekes