Informatieverstrekking in de precontractuele fase: hoe ver dient dit te gaan?

Een groot aantal conflicten tussen franchisegever en franchisenemers vindt zijn oorsprong in de onduidelijkheden die er bestaan over de bij partijen over en weer gewekte verwachtingen over de aard en inhoud van de samenwerking.

Transparantie of duidelijkheid betrachten in de samenwerking, maar ook in de on-derhandelingsfase voorafgaande aan de ondertekening van de franchiseovereenkomst, zou kunnen bijdragen tot het verkrijgen van een beter inzicht waardoor partijen minder snel in conflict zullen geraken of de conflicten beheersbaar worden. 

Precontractuele fase

Duidelijkheid begint al in de precontactuele fase. Ik onderscheid daarin een drietal fasen, oplopend van vrijblijvend, oriënterend contact tussen partijen tot het stadium dat degene die de onderhandelingen ontijdig afbreekt, aansprakelijk is voor de door de wederpartij geleden en te lijden schade. In die laatste fase kan er zelfs sprake van zijn dat de partij die de onderhandelingen afbreekt ook de schade wegens positief contractsbelang dient te vergoeden.

De juridische implicaties en de precontractuele aansprakelijkheid voor het ontijdig afbreken van de onderhandelingen in één van die fasen laat ik in dit artikel buiten beschouwing, want het doel van dit artikel is meer gericht op de wenselijkheid c.q. noodzakelijkheid om gedetailleerde informatie door partijen aan elkaar te laten ver-strekken om zo hun bedoelingen en verwachtingen van de samenwerking helder te krij-gen.

De eerste fase beslaat het tijdvak dat partijen, meestal aan de hand van een adver-tentie, met elkaar in contact treden. Die eerste contacten zullen veelal bestaan uit het verstrekken van algemene informatie door de franchisegever. Het is van belang dat die informatie natuurlijk wervend dient te zijn, maar dat mag niet resulteren in een al te rooskleurige voorstelling van zaken. Enig realisme moet zeker betracht worden. Ik denk bijvoorbeeld dat het onverstandig is als een franchisegever zegt dat de formule succesvol is, terwijl blijkt dat een aantal van zijn franchisenemers nauwelijks hun ex-ploitatie rond kunnen krijgen.

In de volgende fase is de vrijblijvendheid van partijen ten opzichte van elkaar al beduidend minder. Beide partijen zullen over en weer vertrouwelijke informatie wensen te verkrijgen om zo te kunnen vaststellen of verder onderhandelen wel realistisch is. Ook in die fase spreekt het voor zich dat de verstrekte informatie op feiten is gebaseerd. In die fase is het overigens aan te bevelen om jegens elkaar dan al een geheimhoudings-verplichting op te leggen. 

Voorts lijkt het mij in die fase geïndiceerd om de kandidaat uit te nodigen schriftelijk aan de hand van een aantal door de franchisegever op te geven onderwerpen zijn motivatie om franchisenemer te worden, weer te geven en hem in dat verband te laten beschrijven wat hij van de beoogde samenwerking verwacht. 

Sommige franchisegevers verstrekken voor het verkrijgen van deze informatie vragenlijsten aan de kandidaat met daarop gerichte vragen. Ik vraag mij af of daarmee wel een reëel beeld wordt verkregen, want het ligt voor de hand dat de beantwoording van die vragen voorspelbaar is. Bovendien is mij gebleken dat de beantwoording van der-gelijke vragen vaak te summierlijk is.

Onderhandelingen

Indien partijen vervolgens besluiten om met elkaar in onderhandeling te treden, zullen partijen behoefte hebben het traject en de uitgangspunten van hun onderhandelingen en het beoogde resultaat vast te leggen, al dan niet met oplegging van een exclusiviteitbeding voor deze onderhandelingsfase en een geheimhoudingsverplichting indien en voor zover die nog niet is overeengekomen.

In dit stadium zullen partijen meer en gedetailleerder informatie over elkaar wensen te verkrijgen. Zo zal de franchisegever van de kandidaat een beter inzicht willen verkrijgen in zijn financiële positie. Daarnaast zal de franchisegever kennis willen nemen van de achtergronden van de kandidaat, met inbegrip van de thuissituatie. Het is zelfs het overwegen waard om kandidaten te testen op bijvoorbeeld zijn ondernemerskwaliteiten, zijn vermogen tot samenwerken of op de mate van inschikkelijkheid van de kandidaat om zijn eigen belang in voorkomende gevallen ondergeschikt te maken aan het algemene belang.
De noodzaak van een dergelijke test is natuurlijk niet altijd aanwezig. Echter, het schept in ieder geval wel duidelijkheid of iemand in staat is als ondernemer te functioneren.

De franchisegever zal in dit stadium in mijn optiek niet slechts kunnen volstaan met het verstrekken van algemene informatie zoals bijvoorbeeld de erecode voor franchising, de standaard franchiseovereenkomst en het handboek. Daarnaast vind ik dat de franchisegever aan de kandidaat inzicht moet geven in de grootte van haar organisatie, de interne opbouw en de achtergrond van de bestuurders. Niet onbelangrijk kan zijn, dat de franchisegever ook inzicht geeft in haar vermogenspositie. Of dat uitsluitend de Kamer van Koophandel balans moet zijn of een uitgebreide versie daarvan, is ter beoordeling van de betreffende franchisegever. Daarnaast acht ik het van belang dat aan de kandidaat een lijst met alle franchisenemers ter beschikking wordt gesteld en ook een overzicht van franchisenemers die voortijdig zijn gestopt. Ik vind dan ook dat de franchisegever moet aangeven waarom die franchisenemers zijn gestopt, bijvoorbeeld vanwege een faillissement of anderszins. Procedures waarin de franchisegever verwikkeld is of is geweest, zouden eigenlijk ook aan de kandidaat kenbaar moeten worden gemaakt.

Financiële positie

Een kandidaat zou in beginsel ook moeten weten wat de gemiddelde financiële positie van de franchisenemers is en of er substantiële schulden uit hoofde van franchi-severgoedingen aanwezig zijn. Dergelijke informatie geeft een indicatie of de verhoudingen tussen de franchisegever en franchisenemers goed is.

In deze fase is het ook van belang om helder te krijgen hoe een exploitatiebegroting moet worden opgesteld, welke verwachtingen de kandidaat daarbij heeft, welke be-perkingen de franchisegever daaraan stelt en, niet onbelangrijk, welke gegevens ten grondslag liggen aan die exploitatiebegroting. Documenteer voorts welke stappen daarin genomen worden en wie wat doet. Leg als franchisegever ook vast wat de adviseur van de kandidaat op zich neemt.

De franchisegever zal er tevens goed aan doen om concreet aan te geven welke diensten hij de franchisenemer aanbiedt. Helderheid verstrekken in de fee-opbouw is noodzakelijk omdat daarmee de discussie wordt vermeden over welk percentage van de fee besteed wordt aan overheadkosten die niet direct aan de franchisenemer ten goede komen.

Meer in algemene zin dienen partijen over en weer duidelijk te zijn in wat hun bedoeling is bij hun beoogde samenwerking. Hoe meer heldere informatie ter beschikking wordt gesteld, des te geringer is de kans op misverstanden die tot conflicten kunnen leiden.

Kees Bothof