Standaardisatie financiële processen eerste stap naar beheersbare groei

Groei is belangrijk voor iedere franchiseformule. Maar hoe voorkom je afbreukrisico? Hoe zorg je dat groeistuipen resulteren in duurzame groei? En hoe zorg je dat prestaties van alle vestigingen goed worden bewaakt?

Als je wilt opschalen - met bijvoorbeeld nieuwe verkoopactiviteiten, nieuwe dienstverlening of nieuwe markten- dan is standaardisatie van administratieve processen, procedures en accountingprincipes een eerste vereiste stap. Groeiende organisaties willen geruisloos nieuwe entiteiten/vestigingen kunnen toevoegen en de toenemende factuurstroom efficiënt verwerken.  Ambities verzanden anders in een administratief moeras. Tegelijkertijd maken veranderende wetgeving en strengere verantwoordingseisen- samen met de behoefte aan prestatie gerichte informatie- het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat gegevens, rapporten en bedrijfsinformatie te allen tijde accuraat en compleet zijn.

Een CFO van een grote franchiseketen vertelde onlangs dat het zijn ambitie is om het marktaandeel te vergroten door omzetgroei binnen de bestaande filialen en uitbreiding van het aantal vestigingen. Tegelijkertijd wilde hij nieuwe producten en diensten introduceren. Zijn organisatie had daarom te maken met twee types van organisatieverandering:

• autonome groei en groei door acquisitie met nieuwe franchisenemers
• operationele veranderingen bij bestaande franchisenemers

“Elke maand sluiten nieuwe ondernemers zich aan bij onze franchiseformule. Wij moeten er voor waken dat deze veranderingen ons niet afleiden van het behalen van onze achterliggende bedrijfsdoelstellingen. Ons vorige financiële systeem kon niet omgaan met deze groei en veranderingen. Doorgaan op de oude voet, zou betekenen dat we veel nieuwe medewerkers zouden moeten aannemen om deze veranderingen het hoofd te kunnen bieden. Dat heeft direct impact op onze winstgevendheid”.

Door alle financiële processen in kaart te brengen, te standaardiseren en te vereenvoudigen is de basis gelegd voor een beheersbare groei. Alle franchisenemers zijn vervolgens gaan boekhouden binnen hetzelfde systeem. De CFO had daardoor niet alleen real time inzage in de financiële en operationele prestaties van de individuele franchisenemers maar ook van de organisatie als geheel.
Data gedreven ondernemen noemen wij dat.