De schaduw van de horeca: Fraude in restaurants & hotels

De omzet van de horeca neemt al bijna zes jaar lang toe, zo blijkt uit de jongste cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Dat stemt branchevereniging Koninklijke Horeca Nederland (KHN) gematigd positief. De omzet stijgt, maar de winst vlakt af en de ruimte voor prijsaanpassingen wordt steeds kleiner. Een van oorzaken waardoor de winstgevendheid afneemt, is de schade door interne criminaliteit of bedrijfsfraude. Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat de kassa door een ‘foutje’ eens niet klopt. Maar net als in andere industrieën werken ook in de horeca mensen die op oneigenlijke wijze voor wat extra inkomsten zorgen, naast hun legale salaris. Werken in de horeca betekent hard werken, lange uren maken, veelzijdig en vooral flexibel inzetbaar zijn, tegen een ‘redelijk’ loon. Het leidt ook vaak tot situaties waarin medewerkers vooral bezig zijn met hun eigen stukje van het palet aan werkzaamheden. Dat ‘systeem’ geeft medewerkers zelfstandigheid en beslissingsvrijheid, maar ook gelegenheid voor minder rooskleurige activiteiten zoals: gasten drankjes zonder te factureren. Medewerkers die merken dat ze er een keertje mee wegkomen, denken wellicht dat dit nog een keertje kan. En nog een keer. Zulk gedrag schaadt niet alleen de horecaondernemer en zijn gasten, maar ook de reputatie van de horecasector.

Om dit soort fraude tegen te gaan werd de kassa uitgevonden, dat door ‘slimmeriken’ met verfijnde technieken werd omzeild. Gelukkig worden kassasystemen ook steeds slimmer en kunnen registraties nu zelfs realtime plaatsvinden. Voor horecaondernemers is het dan ook zaak om een systeem in te richten waarmee de gelegenheid wordt weggenomen van deze zwarte schapen. Met een hoogwaardig kassasysteem, dat de gelegenheidskans verkleint en de pakkans vergroot, neemt de oneerlijkheid af en stijgt zowel de omzet als de winst. 
 

‘Vertrouwen is goed, controle is beter’

‘Je had het juist van hem niet verwacht. Immers, hij werkte hier al zo lang. Hij deed bovendien zijn werk goed en was een harde werker. Herkenbaar?’ Het probleem van stelende medewerkers is dat je het niet van hun gezicht kunt aflezen.Toch verdient het binnen de bedrijfsvoering serieuze aandacht, want er zijn mogelijkheden voor horecaondernemers om bedrijfsfraude tegen te gaan.

Veiligheid

De meeste medewerkers in de horeca zijn goudeerlijk, laat dat duidelijk zijn. Er is slechts een klein aantal mensen dat het verpest voor de rest in de horecasector. Daarom denk ik dat in die situaties waar meer mensen bij betrokken zijn de regel moet gelden: vertrouwen is goed, controle is beter. Het meest efficiënte instrument wat je daarvoor kunt inzetten is: het vernieuwde kassasysteem.’ Dit biedt meer veiligheid. Moderne kassasystemen hebben daarentegen de afgelopen jaren een enorme ontwikkeling op het gebied van veiligheid ondergaan. Niet voor niets is tegenwoordig het meest gebruikte kassasysteem het POS-kassasysteem dat op een applicatie draait met een directe internetverbinding naar de cloud. Daar wordt alle data veilig opgeslagen volgens bancaire normen.

Realtime

Elke handeling wordt realtime geregistreerd. Dus kan het ook realtime bekeken worden. Staat iets in het systeem, dan kan het niet langer “onzichtbaar” worden gemaakt. Dat betekent dat er altijd een ‘digital paper trail’ is. ‘Rapportages gaan dan ook de diepte in. Ze maken op meerdere niveaus tot in detail de processen inzichtelijk, waardoor geldstromen veel makkelijker verklaard kunnen worden. Bovendien is meteen duidelijk wie voor welke handeling verantwoordelijk is, doordat iedere medewerker inlogt op het kassasysteem met zijn eigen gebruikersgegevens.

Praktisch

Natuurlijk blijft het mogelijk voor medewerkers om praktische veranderingen aan te brengen in moderne POS-kassasystemen, wanneer de gang van zaken daar om vraagt. De rekening overhevelen naar een andere tafel bijvoorbeeld, omdat de gasten van tafel veranderen, dat blijft mogelijk. Gasten een gratis drankje aanbieden als goedmaker of dank voor hun bestelling, ook dat kan gewoon geregistreerd worden. ‘Deze handelingen worden op transparante wijze gedocumenteerd, zodat medewerkers zelf ook kunnen zien wat er gewijzigd is. Manipulatie is dus uitgesloten. Bovendien is het handig en praktisch wanneer in de drukte meerdere medewerkers dezelfde gasten aan een tafel helpen. De klant maakt het immers niet uit wie hem helpt, hij wil gewoon geholpen worden.’ ‘Het moderne POS-kassasysteem werkt op deze manier praktisch voor medewerkers, is efficiënter en effectiever voor de horecaondernemer, én klantvriendelijk richting gasten.

Jaspar Steenman

KonaCom is een horeca kassaleverancier met een specialisme in iPad kassa’s en overige digitalisering van de horecaondernemingen.

Stel je vraag aan Jaspar Steenman