In 3 stappen naar goede artikelgegevens

Geen sexy onderwerp, maar o zo belangrijk voor succes in franchise: kwalitatief goede artikelgegevens. Alles kan op orde zijn in de formule: sterke branding, aantrekkelijk assortiment, efficiënte logistiek, maar slechte artikeldata geven dagelijks overlast. Onbekende barcodes, foute prijzen en lelijke omschrijvingen zijn een gruwel voor professionele franchisenemers en franchisegevers. Niet alleen lastig en tijdrovend, ook nog schadelijk voor imago en rendement. Gelukkig kan het ook anders. Het goede nieuws; het is geen hogere wiskunde. Het slechte nieuws; het vraagt inspanning, discipline en volharding. In deze 3 stappen brengt u artikelgegevens structureel op orde.

Stap 1. Stel een datamanager aan

Maak een persoon in de organisatie verantwoordelijk voor masterdata. Hij ziet toe op de kwaliteit van artikelgegevens en neemt maatregelen waar nodig. Afhankelijk van de omvang van de organisatie en de dynamiek van het artikelbestand kan deze functie uitgebreid worden met andere data, zoals winkelgegevens, personeelsgegevens en zelfs klantdata. De datamanager moet stevig in zijn schoenen staan om waar nodig leveranciers, inkopers en marketeers te confronteren. Het is dus belangrijk om de juiste persoon te kiezen met toegang tot en steun van het management.

Stap 2. Maak afspraken met leveranciers

Stel beleid vast waar artikelgegevens aan moeten voldoen. Een heldere groepsindeling, duidelijke omschrijvingen en actuele prijzen, eventueel ingrediënten, maten, kleuren en wellicht ook plaatjes voor de webshop. Nodig de belangrijkste toeleveranciers van artikelen uit om mee te denken. En houd hen vervolgens aan de gemaakte afspraken. Naar het voorbeeld van grote supermarkten kunt u zo ver gaan dat artikelen zonder goede data niet in uw schappen komen. Dat geeft een reusachtige impuls en haalt het onderwerp uit de vrijblijvendheid. De betere winkelautomatiseerders kunnen kwaliteitscontroles uitvoeren voordat artikelgegevens van leveranciers aan kassasystemen worden doorgegeven. Maak hier gebruik van en laat de technologie voor u werken.

Stap 3. Werk samen met de winkels

Beleid en afspraken zijn noodzakelijk, maar niet voldoende. Het is belangrijk om toe te zien op correcte naleving. De mensen in de winkels merken als eerste waar het fout gaat en hebben direct overlast. Zorg daarom dat foute artikelgegevens gemakkelijk geregistreerd kunnen worden. Een goed kassasysteem ondersteunt deze mogelijkheid. De datamanager verzamelt de klachten centraal en voedt leveranciers en inkopers met feitelijke analyses. Zo ontstaat een kwaliteitscirkel van voortdurende verbetering.

Het onderwerp staat niet van nature in de belangstelling van marketeers en bestuurders. Men vindt het taai en denkt dat het duur is om aan te pakken. Niets is minder waar. Het gaat immers om de basis van de retail bedrijfsvoering. Het contrast is groot tussen formules die hun masterdata wel of niet op orde hebben. Een ding is zeker, los van de terugkerende ergernis, slechte artikelgegevens zijn duurder dan goede.

Karin Valk
Algemeen directeur
Valk Solutions BV