NFV: ‘Meest effectieve vorm van debiteurenbeheer is bellen’

Wat is nu een goed debiteurenbeheer? En wat kunnen franchisegevers en franchisenemers doen om het incasseren van de openstaande factureren snel en soepel te laten verlopen? En als dat niet lukt, wat dan? Een incassobureau inschakelen? Een advocaat? Het Financieel Economisch Platform van de Nederlandse Franchise Vereniging (NFV) hield over het vraagstuk franchise en debiteuren een drukbezochte bijeenkomst in Leusden.

Debiteuren, iedere franchiseorganisatie heeft er wel mee te maken. Of dit nu reguliere klanten zijn of franchisenemers. “Wij doen meer facturen met steeds minder mensen”, vertelt Marco Pijnappel, manager controlling bij AFAS Software. Het geheim zit hem volgens Pijnappel in automatisering; van mappenstructuur naar digitale oplossingen. “Het gaat ook om de processen, die moeten worden geautomatiseerd.” Hij onderstreept het met een voorbeeld. “We hebben een probleemfactuur, waarvan de klant zegt: ik betaal die niet omdat jullie consultant halverwege het gesprek in slaap viel. Wat dan? De administratie kan bellen, natuurlijk. Maar dan beland je al snel in de discussie. Dus hoe gaat dat bij ons? De consultant zelf krijgt automatisch een melding nadat de betalingstermijn is verstreken dat de factuur van klant X niet is betaald. De consultant zelf neemt vervolgens contact op. En dat kan best betekenen dat er moet worden gecrediteerd, maar het is wel snel opgelost.” Pijnappel stelt dat franchiseorganisaties zelf ook snelle en soepele betalingen kunnen stimuleren. “Dat begint natuurlijk al in het klantproces. Als je zegt dat iets fantastisch is - en dat is het uiteindelijk niet - dan helpt dat natuurlijk niet echt. Hetzelfde geldt voor de factuur. Zorg dat die klopt en perfect wordt aangeleverd zodat die meteen kan worden verwerkt bij de debiteur.” Ook dit laatste kan volgens Pijnappel eenvoudig worden geautomatiseerd. “Onze consultants moeten hun uren op vaste momenten invoeren. Daarover maken we ook strakke afspraken.” Het werken aan verandering in plaats van aan uitzonderingen, zoals Pijnappel het noemt, in combinatie met de verregaande automatisering werpen hun vruchten af. “Nog niet zo lang geleden werden onze facturen gemiddeld binnen veertig dagen betaald, inmiddels zitten we op dertig dagen.” 

Incasso

Dertig dagen, maar wat als betaling uitblijft? Dennis Kuipers, directeur Straetus Incasso Nederland, laat weten dat een incassobureau dan veel kan betekenen. “Toch begint het vaak al eerder. Zo is het voor een franchiseorganisatie belangrijk om voor het afsluiten van langdurige contracten goed te kijken naar onder meer de solvabiliteit van de partij of persoon waarmee gaat worden samengewerkt. Dat kan heel makkelijk, bijvoorbeeld door te kijken of men BKR geregistreerd staat en welke onroerende zaken de persoon of het bedrijf op naam heeft staan. Ook een kijkje in de jaarrekeningen is verstandig.” Kuipers weet dat meer dan 30 procent van de facturen te laat wordt betaald. Snel handelen is in zo’n geval belangrijk. Kuipers: “De meest effectieve vorm van debiteurenbeheer is in eerste instantie bellen. Vervolgens is het essentieel om snel een herinnering te sturen, maar 45 procent doet dit pas na zestig dagen. Ruim een derde geeft het na negentig dagen uit handen.” Bij dat laatste gaat volgens Kuipers het principe op van vreemde ogen dwingen. “Wanbetaling kost bedrijven veel geld. Als er vier procent marge wordt gemaakt, dan moet er tegenover 7.000 euro afschrijving van niet-betaalde facturen 175.000 euro omzet worden gerealiseerd om die winst terug te halen.” Mocht er een incassobureau worden ingeschakeld, dan is het volgens de directeur van Straetus Incasso belangrijk om een betrouwbare partij in de arm te nemen. “Een incassobureau met bijvoorbeeld een derde rekening, zodat je niet alsnog achter het net vist wanneer de betaling wordt gedaan en het incassobureau ineens van de aardbol is verdwenen.”

Proces

“Voorkomen is beter dan genezen”, zegt ook advocaat Derk van Dam van Ludwig en Van Dam Advocaten. Het is volgens hem in eerste instantie belangrijk om na te gaan waarom er niet wordt betaald. “En beoordeel of er overleg mogelijk is. Kijk of er bijvoorbeeld een betalingsregeling kan worden overeengekomen.” Verder zegt ook hij: “Schakel tijdig deskundige hulp in als je er niet uitkomt.” Van Dam schetst tijdens de NFV-bijeenkomst namelijk een traject met haken en ogen. Zeker als het gaat om een probleem tussen franchisegever en franchisenemer. “Zo heeft de franchisegever een zorgplicht. Met andere woorden; heeft de organisatie voldoende gedaan om escalatie te voorkomen? De rechter zal daar altijd eerst naar kijken.” Er zijn volgens Van Dam in het geval van een dispuut tussen een franchisegever en franchisenemer tal van mogelijkheden voor de franchisegever om betaling af te dwingen. “Denk aan het opschorten van diensten, een leveringsstop en conservatoir beslag. In het uiterste geval kan zelfs de franchiseovereenkomst worden ontbonden.” Van Dam zegt dat afhankelijk van de specifieke situatie het een keuze kan zijn om een incassobureau in te schakelen of een advocaat. “Bij procederen is het altijd belangrijk om de kosten en baten voor ogen te houden. Je gaat voor een openstaande factuur van 10 euro natuurlijk niet een hele bodemprocedure starten. Ook is het belangrijk om de verhaalmogelijkheden in kaart te brengen.” Waarom partijen procederen? Van Dam weet het wel. “Er gaat toch een precedentwerking vanuit. Je geeft er mee aan: tot hier en niet verder.”

De inhoud van de NFV bijdrage valt niet onder de verantwoordelijkheid van de Franchise+ redactie.