Intratuin stuurt tegenwoordig op personeelskosten

“Grip op personeelskosten ligt nu bij de ondernemers”

Hoe breng je structuur aan in personeelskosten wanneer elke ondernemer van je formule dat op een eigen wijze invult? Bij Intratuin kwamen ze uit bij een veelomvattende tool, PMT. Dat heeft geleid tot bewustwording, en kostenbesparingen. 

Frank Sonnemans begeleidt sinds drie jaar vanuit het hoofdkantoor van Intratuin in Woerden de meer dan vijftig ondernemers van de soft franchiseformule in Nederland. Als manager retail and business support viel hem al snel op dat de personeelskosten per vestiging sterk uiteenliepen. In een mate die hij in zijn loopbaan nog nooit had gezien. “Elke ondernemer is hier uniek”, stelde hij vast.

Hij gaf zichzelf de opdracht de personeelskosten onder controle te krijgen en er bovenal structuur in aan te brengen. “Software tooling was daarbij niet het vertrekpunt”, benadrukt hij. “Het vertrekpunt was het managen van de personeelskosten. De oplossing daarvoor ligt op de werkvloer, met een tool als hulpmiddel. Maar de ondernemers hadden geen kapstok, ze planden op basis van beschikbaarheid.”

Er viel veel te winnen, merkte hij. Zo waren er vaak in lage omzetweken te veel medewerkers in de winkels, en in de hoge omzetweken kampten ondernemers juist met een tekort aan personeel. Sturing op workload, achtte hij de meest voor de hand liggende oplossing.   

Wortels in retail

Sonnemans vertelt over het traject tijdens een van de sessies op het derde Franchise+ Event. “Erkenden ondernemers de behoefte wel?”, luidt een vraag van een van de aandachtig luisterende franchisegevers. “Nee, ze gingen overwegend met de hakken in het zand. Eerdere pogingen om structuur aan te brengen waren al eens gestrand. Ondernemers zijn best eigenwijs, maar de behoefte was er wel degelijk. Want er waren grote verschillen en er was ook behoefte aan een benchmark.”

Op zoek naar een geschikte tool waarbij de ondernemers steeds het gevoel zouden hebben zelf aan de knoppen te zitten, stelde Sonnemans een pakket van eisen op. Er moest voldoende ruimte en flexibiliteit voor de ondernemer in zitten. Het zou ook eenvoudig en gebruiksvriendelijk moeten zijn en zaken, zoals kassa’s, moesten gekoppeld kunnen worden.

Hij kwam uit bij de PersoneelsManagementTool (PMT) van Retail Solutions. Dat is voor een retailer een logische stap, legt commercieel manager Robert Brinkmann van Retail Solutions tijdens de sessie uit. De retail is immers snel, no nonsense en een wereld waarin ondernemers aanpakken. “En wij begrijpen die ondernemers, want we zijn een softwarebedrijf met onze wortels in de retail. Met PMT speel je kort op de bal. Roosteren is eenvoudig en je ziet direct je sturingsinfo, die impact heeft op het totale resultaat van een dag of een week. Je kunt gelijk de consequenties zien van wie je wanneer als personeel inzet.”

Klant centraal

Tien jaar geleden werd Retail Solutions opgericht door drie broers uit de supermarktfamilie Wahle. Samen ontwikkelden ze vanuit de praktijk de PersoneelsManagementTool voor retailers. Makkelijk plannen, communiceren met medewerkers en dagelijkse processen regelen, en dat alles op één plek, was de insteek. Anno 2020 werken meer dan 750 klanten ermee. 

De technologie van PMT gaat ook door. Zo is er nu een app met alle functies. Medewerkers kunnen daardoor op ieder moment via de mobiele telefoon zelf mutaties doorgeven, onderling ruilen, inzicht hebben in hun verlofsaldi en verlof aanvragen. “De markt zat op zo’n toepassing te wachten”, zegt mede-eigenaar Symen Wahle. “En de toenemende krapte op de arbeidsmarkt vraagt ook om dergelijke communicatieve diensten, die de binding van de medewerker met het bedrijf vergroten.”
De app is daarnaast een illustratie van de innovatieve benadering van Retail Solutions:  doorontwikkelen in nauw contact met de klant. Het idee van IT vanuit een ivoren toren spreekt Wahle niet aan. “We bekijken samen met de klant wat de volgende stap is. Hierbij staat onze klant altijd centraal. Zo maak je het verschil.”

PMT was aanvankelijk gericht op de foodbranche. Voor de tuinbranche zijn er aanpassingen in doorgevoerd. Zo wordt er bijvoorbeeld rekening gehouden met seizoenseffecten. Want per seizoen verschillen het aantal medewerkers en de taken nogal in deze tak van sport. Met de tool is voor de ondernemers van Intratuin inzichtelijk welke loonkosten zij per seizoen kunnen verwachten. 

Vanaf twintig tot en met duizenden medewerkers per franchiseformule kun je met de tool besparen op loonkosten, stelt Robert Brinkmann. “En los daarvan bespaar je sowieso tijd en ervaar je gemak in het plannings- en urenregistratieproces.” Daarnaast zijn cao’s en relevante wetgeving, zoals de Arbeidstijdenwet, geïntegreerd. En PMT sluit naadloos aan bij veel verloningssoftware, met name van marktleider AFAS. Door de koppelingen kunnen ook de ondernemers van Intratuin op een dashboard alle sturingssystemen zien: verloning, omzetgegevens en rapportages van de loonkosten. 

Kosten onder controle

Het is eigenlijk een heel eenvoudig instrument, heeft Sonnemans ervaren. “Er zijn goede koppelingen en de back office is prima. Bovendien is het pakket niet tailor made, en dat is wel prettig, mocht je ooit willen overstappen.”

Hij begrijpt goed dat het ondernemers zichtbaar iets moet opleveren, willen ze er warm voor worden. Franchisenemers met succeservaringen wil hij daarom als ambassadeurs presentaties laten geven aan ondernemers die de stap nog niet hebben gezet. “Ik streef daarbij naar zoveel mogelijk winkels die meedoen, maar ga niet actief werven en het ook niet verplichten.” 

De eerste bedrijfsresultaten zijn bemoedigend. “Het heeft naar bewustwording geleid en daardoor ook al tot kostenbesparingen. Het duurt natuurlijk langer om dat de norm te laten worden.” 

Alleen een korte ‘knoppentraining’ volstaat om met PMT aan de slag te gaan. Deze training is afgestemd op het behalen van maximale efficiency en loonkostenmanagement. Grip op de personeelskosten komt nu dus bij de ondernemers te liggen, stelt Sonnemans vast. “Zij voelen dat er weer een moment van tegenwind aan zit te komen. Daar willen ze klaar voor zijn door de kosten onder controle te hebben.”

Lees meer over:
Hans Veltmeijer Hans Veltmeijer
Redacteur
Bekijk ook

Wij geloven dat samenwerken makkelijker kan. Dat begint bij een goede planning. Bij Retail Solutions hebben we daar rechtstreeks van de supermarktvloer ervaring mee. Wij weten dat de retailer liever tijd besteedt aan zijn winkel, personeel en klanten dan aan spreadsheets. Daarom bundelden we onze brede vakkennis in slimme software: personeelsplanningspakket PMT en een app die u direct inzicht en overzicht geven zodat uw werk nog meer rendement levert én leuker wordt.