Beter databeheer aan de achterkant doet food-franchises groeien

De wereld digitaliseert, franchiseformules in de horeca gaan daarin in volle vaart mee. Vooral aan de voorkant met onder meer innovatieve bestelsystemen. Maar aan de achterkant van een restaurant, back of house, kan het volgens CEO Carl Jacobs van Apicbase allemaal nog wat beter. Hoe? Door cloud-based foodmanagementsoftware te omarmen.

Digitaliseren en automatiseren

Het online bestellen van een maaltijd is tegenwoordig de normaalste zaak van de wereld. Daarbij zorgen intelligente bestelsystemen voor een perfecte bestelervaring bij de gast. Maar de omzet en de winst die dit genereert gaat voor een deel verloren omdat men het aan de achterkant niet altijd optimaal heeft geregeld. 

“Zo is de prijs van de maaltijd niet altijd goed afgestemd op de inkoopkosten. Ook zijn de porties vaak groter dan voorzien in de receptberekening”, weet Carl Jacobs, CEO en medeoprichter van foodmanagementplatform Apicbase. Slimme foodmanagementsoftware helpt dit voorkomen, zegt hij. 

“Professionele keukens genereren veel interessante gegevens: kostprijzen, voorraadrotaties, POS-gegevens, inkoopdata, productietijden, noem het allemaal maar op. Maar die gegevens worden niet altijd op waarde geschat. En niet op de goede manier verwerkt. Vaak wordt het op simpele spreadsheets bijgehouden en verdeeld onder de franchisevestigingen. Die spreadsheets zijn echter beperkt en moeilijk up-to-date te houden. Kortom, ze geven de franchisenemers weinig inzicht en de franchisegevers weinig controle. Met foodmanagementsoftware is dat anders.” 

De oproep van Jacobs is dan ook: digitaliseer en automatiseer de dataverwerking. “Dat maakt de analyse makkelijker en het levert dan meteen de juist inzichten op. Hiermee kunnen vervolgens processen worden verbeterd. Zo kan er dankzij de toepassing van foodmanagementsoftware beter worden ingekocht, beter geportioneerd en hoeft men minder voorraad aan te leggen. Hierdoor is er minder derving, meer winst en minder kosten.”

Een foutje is zo gemaakt 

Hoe werkt het in de praktijk? Horecaondernemers die de foodmanagementsoftware van Apicbase omarmen kunnen heel eenvoudig al hun recepten, allergenen, voedingswaarden, foodcostberekeningen, bestellingen en de planning beheren. Niet voor één vestiging, maar voor alle vestigingen in de franchiseketen. Dat laatste heeft volgens Jacobs grote voordelen. “In een restaurant is een foutje zo gemaakt, bijvoorbeeld in de menu-engineering. En als je dan een franchisenemer bent met twintig vestigingen, dan vertaalt zich dat door. Dan praat je plots over een enorm verlies aan inkomsten.” 

Het softwareplatform Apicbase begeleidt horecabedrijven stapsgewijs. De basismodule is product development. Daarmee kunnen de gebruikers gerechten aanmaken, de foodcost berekenen, allergenen en nutritionele labels bijhouden en bereidingsinformatie toevoegen. Dat model kan vervolgens worden uitgebreid met modules voor onder andere aankoop- en voorraadbeheer. 

“De software van Apicbase is met name geschikt voor franchiseformules in de horeca- en foodsector. Food/horeca is namelijk anders dan alle andere franchiseformules”, verklaart Jacobs. Hij doelt op het feit dat in deze sector producten worden bewerkt. “En dat product moet bij voorkeur overal hetzelfde zijn. Maar dat lukt niet altijd, de ene koopt het deeg daar in en de andere weer ergens anders. Maar als franchisegever wil je juist eenheid, zodat het broodje in Maastricht net zo smaakt als bij de vestiging in Groningen. Via Apicbase kun je ervoor zorgen dat iedereen bij dezelfde partijen inkoopt, de juiste bereidingswijze volgt en zo dus een consistent assortiment voert.”

Centrale hub voor horeca-franchises met meerdere locaties

Via Apicbase realiseren franchiseformules in de horecabranche volgens hem een centrale hub voor ingrediënten, recepten en menu's, met geautomatiseerde berekening van de foodcost, margecontrole en allergenencontroles. “Door Apicbase te koppelen aan het POS-kassasysteem kan je aan gerichte menu-engineering doen. De actuele salesdata is namelijk inzichtelijk en gebruikers kunnen de kostenefficiëntie met de populariteit van de gerechten vergelijken. Zo krijgt men inzicht in de winstgevendheid van de gerechten en menu’s. Via de koppeling met het kassasysteem kan het platform bovendien live updates delen met de gebruikers over de voorraadstatus en voorraadwaarde van specifieke franchisevestigingen. Zo weet men wat te bestellen en vooral wanneer. Zo wordt de derving tot een minimum beperkt en verkoopt men nooit meer ‘nee’.” 

Dankzij de koppeling met het POS kunnen verder ook verkoopanalyses worden gemaakt en kunnen de prestaties van elke franchisevestiging inzichtelijk worden gemaakt in één dashboard. “Overal, altijd en op elk apparaat toegankelijk. Ons systeem is namelijk cloudbased”, verduidelijkt Jacobs.

Nieuwe locaties en franchisenemers aansluiten

Apicbase maakt het op die manier heel eenvoudig voor nieuwe franchisenenemers om in de formule te stappen. “Nieuwe locaties sluiten naadloos aan op het platform en hebben meteen toegang tot recepten, allergenenlijsten, technische fiches, bereidingen en andere cruciale informatie om succesvol te worden met de formule. Ook kunnen foto’s worden toegevoegd van recepten, evenals stop-motion-video's en stap-voor-stap handleidingen voor bereidingen. Hierdoor werkt iedereen automatisch volgens de juiste en dezelfde normen”, vertelt de medeoprichter van Apicbase. 

Ook als het gaat om allergenen en de HACCP-voorschriften, weet hij. “De HACCP-registraties kunnen eenvoudig en veilig worden bewaard in de cloud. En de HACCP-routine kan worden ingepland en de uitvoering ervan kan digitaal worden bewaakt via automatische meldingen van taken die moeten worden uitgevoerd.” 

Foodmanagementsoftware

Het mag duidelijk zijn, de foodmanagementsoftware van Apicbase heeft voordelen als het gaat om de operatie van een foodfranchisebedrijf, maar het heeft ook voordelen als diezelfde restaurantketen wil groeien, zo weet Jacobs. “Voor groei zijn vaak investeerders nodig. En investeerders vragen om cijfers, de foodmanagementsoftware van Apicbase genereert cijfers en harde data. En die data bieden een stevig fundament om met vertrouwen op te schalen en investeerders te overtuigen.”

De voordelen op een rij

  • Digitaliseer voorraad, bestellingen en workflows       
  • Bewaar recepten en ingrediënten veilig in de cloud
  • Monitor allergeneninformatie 
  • Maak winstgevende menu’s
  • Bespaar tijd, minimaliseer verspilling en verhoog je winst

In cijfers

  • 75% tijdswinst bij stocktellingen
  • 7% besparing op foodcost
  • 100% accurate allergeninfo
  • 17% minder voorraad
  • 30% minder verspilling

Gratis e-book

Download hier het gratis e-book voor franchisegevers en multi-unit managers: "Hoe food-franchiseformules hun marges onder controle houden".

Apicbase e-book voor franchiseformules
Martijn Louws Martijn Louws
Redacteur

Een compleet back-of-house management-systeem voor franchisegevers en -nemers in de restaurantbranche. Vertrouw op concrete data om je formule te optimaliseren en met vertrouwen te schalen.