Zes principes voor een rechtvaardige franchiseraad

Franchiseraden vervullen een belangrijke rol in het managen van franchiserelaties en het doorvoeren van beslissingen binnen franchiseformules. Hiervoor is het echter wel van belang dat de franchiseraad op een goede manier georganiseerd is. In dit artikel bespreken we daarom zes principes voor een rechtvaardige franchiseraad.

Inleiding

In een franchiseraad voert een groep van franchisenemers namens alle franchisenemers overleg met de franchisegever. De franchiseraad bespreekt zaken die alle franchisenemers binnen die formule aangaan en is daarmee een belangrijk overleg- en adviesorgaan. Dit geldt zeker wanneer er draagvlak moet zijn voor ingrijpende beslissingen, zoals een aanpassing in de formule-uitstraling of in contractuele voorwaarden. Uit de psychologie weten we dat mensen beslissingen sneller accepteren als zij het achterliggende besluitvormingsproces als rechtvaardig ervaren. In franchiseformules is het dan ook van belang dat de franchiseraad op een rechtvaardige manier werkt. Dit verhoogt over het algemeen het onderlinge vertrouwen en de neiging van franchisenemers om beslissingen te accepteren. Een belangrijke vraag is dus hoe franchiseraadsleden een rechtvaardige invulling aan hun franchiseraad kunnen geven? In dit artikel bespreken we zes principes [1]  die hierbij kunnen helpen.

Zes principes van een rechtvaardige franchiseraad

1. Consistentie
   Het consistentieprincipe betekent dat procedures rond de franchiseraad consistent gevolgd moeten worden, zodat betrokkenen weten wat ze kunnen verwachten. Een belangrijk instrument hierbij is een reglement voor de franchiseraad waarin de procedures rond de franchiseraad zijn vastgelegd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: het doel en de precieze bevoegdheden van de franchiseraad, procedures rond het lidmaatschap van de franchiseraad en procedures rond vergaderingen. Het consistentieprincipe werkt natuurlijk pas echt wanneer de betrokkenen zich ook daadwerkelijk houden aan dit reglement.
2. Onpartijdigheid
   Het tweede principe is onpartijdigheid. Dit wil zeggen dat dominantie van een bepaalde partij in de franchiseraad niet wenselijk is, omdat het belang van deze partij dan kan overheersen. Een te dominante franchisegever is niet goed omdat de belangen van de franchisenemers dan niet genoeg gehoord worden. Ook moet voorkomen worden dat slechts één of enkele franchisenemers een te grote invloed hebben binnen de franchiseraad. Een belangrijke manier om partijdigheid te voorkomen is bijvoorbeeld het aanstellen van een onafhankelijke partij als voorzitter en notulist. Een andere mogelijkheid is het periodiek laten rouleren van deze taken. Daarnaast moeten alle partijen de kans krijgen om punten op de bijeenkomstagenda te plaatsen.
3. Accuraatheid
   Het accuraatheidsprincipe betekent dat het overleg in de franchiseraad gebaseerd moet zijn op de juiste informatie. Transparantie en openheid binnen de franchiseraad zijn daarbij erg belangrijk. Een tijdig beschikbare agenda voor elke vergadering zorgt er bijvoorbeeld voor dat de partijen zich van tevoren goed kunnen verdiepen in de te bespreken onderwerpen. Daarnaast is het goed om na elke vergadering de achterban te informeren over de besproken onderwerpen aan de hand van notulen.
4. Corrigeerbaarheid
   Het corrigeerbaarheidsprincipe betekent dat procedures binnen de franchiseraad veranderd moeten kunnen worden wanneer de situatie daarom vraagt, bijvoorbeeld als blijkt dat bepaalde procedures niet werken. We weten bijvoorbeeld uit de praktijk dat het lastig kan zijn om franchisenemers te vinden die zich verkiesbaar willen stellen voor de franchiseraad. In zo’n geval kan het nodig zijn om de procedures hiervoor bij te stellen. Het is daarom ook van belang dat de mening van de achterban over de werking van de franchiseraad periodiek geëvalueerd wordt en dat eventuele wijzigingen in de procedures op een transparante manier doorgevoerd worden.
5. Representativiteit
   Representativiteit houdt in dat de franchisenemers in de franchiseraad een goede afspiegeling moeten zijn van hun achterban. Binnen één formule kunnen franchisenemers namelijk verschillen in hun belangen, bijvoorbeeld door verschillen in de typen vestigingen die zij hebben of door de hoeveelheid vestigingen die zij hebben. Het is daarom belangrijk na te denken over de procedures waardoor franchisenemers in de franchiseraad terechtkomen. Het houden van verkiezingen is een goede optie, maar in de praktijk blijkt dit soms lastig door een gebrek aan verkiesbare franchisenemers. In elk geval moet de schijn van ‘vriendjespolitiek’ door het op eigen initiatief aanstellen van franchisenemers door de franchisegever voorkomen worden.
6. Ethische interactie
   De werking van de franchiseraad moet in lijn zijn met algemene ethische normen en waarden. Voor een rechtvaardige franchiseraad moeten franchiseraadsleden zich in vertrouwen kunnen uitspreken zonder dat zij hier negatieve gevolgen van ondervinden. Het is hierbij belangrijk dat mensen op een respectvolle manier met elkaar omgaan. Zo zijn eerlijkheid, openheid, oprechtheid, fatsoen en serieus luisteren naar elkaar binnen de franchiseraad erg belangrijk voor een gezonde onderlinge verstandhouding.

Conclusie

In dit korte artikel hebben we zes basisprincipes voor een rechtvaardige franchiseraad besproken. Helaas is er in de wetenschap nog erg weinig bekend over het goed opzetten van franchiseraden. Dit artikel is slechts een eerste stap en is gebaseerd op algemene inzichten uit psychologische literatuur over rechtvaardigheid en onze eigen inzichten uit de franchisepraktijk. Vanwege het belang van franchiseraden voor goede franchiserelaties wijzen we dan ook graag op de noodzaak van meer onderzoek naar een goede invulling van franchiseraden. We staan open voor uw opmerkingen en ideeën!

Personalia

Ivo Bleeker heeft de MScBA specialisatie Small Business & Entrepreneurship afgerond aan de Rijksuniversiteit Groningen met een scriptieonderzoek over franchiseraden. Hij studeert momenteel Organizational & Management Control als tweede MScBA specialisatie. Contact: i.bleeker@outlook.com.
Dr. Evelien Croonen is universitair docent aan de Faculteit Economie & Bedrijfskunde van de Rijksuniversiteit Groningen. Haar onderzoek is vooral gericht op het thema strategie en management van en binnen franchiseformules. Contact: e.p.m.croonen@rug.nl.

[1] Deze rechtvaardigheidsprincipes zijn gebaseerd op bestaand wetenschappelijk onderzoek en vertaald naar een franchisecontext.