Zakelijke transacties automatisch in de boekhouding verwerken

Als ondernemer probeer je het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken, wanneer het gaat om repetitieve bedrijfsprocessen. Het bespaart tijd, helpt de foutmarge te verkleinen en laat je de focus behouden op de kernactiviteiten van je franchiseorganisatie. Een voorbeeld van zo’n intern proces is het verwerken van zakelijke uitgaven in de boekhouding. 

Veel ondernemers kiezen tegenwoordig voor het gebruik van een online boekhoudprogramma, waarmee zij altijd en overal toegang hebben tot hun administratie. Handmatig een Excel-sheet is daarbij niet meer nodig met deze pakketten. Ook handig: vaak wordt de btw-aangifte aan het eind van ieder kwartaal vereenvoudigd met zo’n boekhoudprogramma. De tool zet de belangrijkste cijfers voor je op een rijtje.

Hoe pak je het automatiseren van dit bedrijfsproces aan, wanneer je een franchiseonderneming start? Is het vereist om een zakelijke rekening te openen? In dit artikel lees je er meer over.

Afsluiten van een zakelijke rekening voor je franchiseonderneming 

Hoewel het voor ondernemers bij wet niet verplicht is om een zakelijke bankrekening te openen, wordt dit wel sterk aangeraden. Het helpt je bijvoorbeeld werk en privé volledig gescheiden te houden. Dit verkleint de kans op fouten, zorgt voor een efficiëntere boekhouding en staat vaak professioneler richting de klant. Daarbij vereisen veel betaalproviders een zakelijke bankrekening, wanneer zij betalingen voor je onderneming verwerken. Je hebt de betaalprovider nodig voor de betalingen in je fysieke vestigingen, maar bijvoorbeeld ook wanneer je naast een winkel een webshop opent.

Bij het vergelijken van zakelijke bankrekeningen zijn er verschillende factoren om rekening mee te houden. Denk aan de kosten van de bankrekening, de kosten voor transacties in andere valuta als je regelmatig met buitenlandse partijen handelt, de mogelijkheid om extra pinpassen aan te vragen voor collega’s, de wijze waarop geautomatiseerd zakelijk boekhouden ondersteund wordt, enzovoorts. Er zijn handige websites waarop dergelijke factoren van verschillende banken die zakelijke bankrekeningen aanbieden voor je op een rijtje worden gezet. Het maakt het vergelijken van je opties makkelijker.

Tip: vaak is het voordeliger om je bankrekening af te sluiten bij een bank die uitsluitend online handelt. De kosten liggen hier doorgaans lager dan bij banken met fysieke vestigingen in de regio. Ga voor jezelf eens na; wanneer heb jij de fysieke vestiging van de bank waar je een privérekening hebt lopen voor het laatst bezocht? Vaak volstaat de ondersteuning die je online of telefonisch geboden wordt door een bank.

Zakelijke rekening koppelen aan je boekhoudpakket 

Wanneer het gaat om het faciliteren van zakelijk boekhouden is het van belang dat de bank een standaard koppeling aanbiedt met jouw boekhoudpakket. Zelf een koppeling realiseren is vaak niet mogelijk, of brengt risico’s en hoge kosten met zich mee. Naast de mogelijkheid om je bankrekening te koppelen aan een extern boekhoudpakket, zijn er banken die zelf een boekhoudprogramma aanbieden. Dit maakt het koppelen van beide systemen nog eenvoudiger. Daarbij is het doorgaans goedkoper om een boekhoudprogramma via je bank af te nemen; er worden vaak pakketten met korting aangeboden.  

Het voordeel van een koppeling tussen je zakelijke rekening en het boekhoudpakket is onder meer dat je cijfers altijd actueel zijn. Je hoeft transacties niet langer handmatig in te voeren, waarmee ook de kans op fouten in de administratie verkleind wordt. Of wat te denken van de tijd die je bespaart met een geautomatiseerde koppeling tussen beide omgevingen? Die tijdsbesparing zit niet alleen in het invoeren van transacties in je boekhouding, maar ook bij het doen van de belastingaangifte. Er zijn boekhoudprogramma’s met een koppeling naar het systeem van de fiscus. Je kunt deze tijd besteden aan de taken die echt van waarde zijn voor de kernactiviteiten van je onderneming.