Waarom een zakelijke rekening kiezen als franchisenemer?

Als je franchisenemer wordt in Nederland, zet je een belangrijke stap. Je start je eigen bedrijf, maar wel binnen de kaders van een bestaande formule. Een onderdeel hiervan is het openen van een zakelijke bankrekening. Dit lijkt misschien een kleine stap, maar het heeft grote gevolgen voor je financiële beheer en hoe serieus je bedrijf wordt genomen.

Waarom is een aparte rekening zo belangrijk?

• Duidelijkheid in je financiën: Met een zakelijke rekening houd je privé- en zakelijke geldstromen netjes gescheiden. Dit is super belangrijk voor een opgeruimde administratie, het bijhouden van inkomsten en uitgaven, en het doen van je belastingaangifte. Het voorkomt dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
• Professionele uitstraling: Een bankrekening op naam van je bedrijf geeft een serieuze indruk aan klanten, leveranciers en de franchisegever. Het laat zien dat je je bedrijf serieus neemt en draagt bij aan het vertrouwen dat anderen in je hebben.
• Belastingvoordelen: De kosten van een zakelijke rekening, zoals maandelijkse kosten en transactiekosten, zijn aftrekbaar van de belasting. Ook de btw over deze kosten kun je terugvragen. Dit scheelt in de kosten en helpt je om je financiën efficiënt te beheren.
• Bankregels: Hoewel een zakelijke rekening niet altijd wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld voor een eenmanszaak), zeggen de meeste banken in hun voorwaarden dat je je privérekening niet voor zakelijke doeleinden mag gebruiken. Als je dit negeert, kunnen er problemen ontstaan, zoals het blokkeren van je rekening.
• Koppeling met je boekhouding: Veel zakelijke rekeningen kunnen gekoppeld worden aan online boekhoudprogramma's. Dit bespaart veel tijd, want banktransacties worden dan automatisch ingelezen. Zo verminder je fouten en heb je altijd een actueel financieel overzicht.

Wetten en regels: waar moet je op letten?

Voor franchisenemers is het belangrijk om de Wet Franchise, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de regels van de Kamer van Koophandel (KvK) te kennen.

De Wet Franchise (sinds 2021): jouw rechten als franchisenemer

De Wet Franchise beschermt franchisenemers en zorgt voor een eerlijkere relatie met de franchisegever. De wet bepaalt bijvoorbeeld dat:

Informatieplicht en bedenktijd

De franchisegever moet jou op tijd veel informatie geven, zoals het concept van de franchiseovereenkomst, alle bijlagen, een gedetailleerd overzicht van alle kosten die je moet betalen en de investeringen die je moet doen. Deze informatie moet je minimaal vier weken vóór het tekenen van de overeenkomst krijgen. Dit is de wettelijke "bedenktijd". In deze periode mag de franchisegever de overeenkomst niet wijzigen (tenzij in jouw voordeel) en mag hij geen betalingen of investeringen afdwingen. Jij hebt op jouw beurt een onderzoeksplicht; je moet zelf ook de nodige stappen nemen om te voorkomen dat je een overeenkomst sluit op basis van verkeerde aannames. Vraag bijvoorbeeld advies aan een accountant of jurist.

Financiële duidelijkheid en goodwill

De wet vraagt niet alleen om duidelijkheid over de kosten, maar ook over hoe deze kosten worden berekend. Sinds 1 januari 2023 is er een belangrijke regel: elke franchiseovereenkomst moet een goodwillregeling bevatten. Dit betekent dat er een manier moet zijn om te bepalen hoeveel vergoeding jij krijgt voor de waarde die je hebt opgebouwd (goodwill), als de franchisegever jouw bedrijf overneemt na het einde van de overeenkomst.

Deze verplichte informatie, inclusief financiële prognoses, geeft banken een stevige basis om jouw aanvraag voor financiering te beoordelen. Hierdoor kan het financieringsproces sneller gaan en de kans op goedkeuring groter zijn. De goodwillregeling kan ook indirect je financieringspositie versterken, omdat banken dit kunnen zien als een vorm van toekomstige zekerheid.

Wwft en KYC: waarom banken alles van je willen weten

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de daarbij horende Know Your Customer (KYC)-regels zijn heel belangrijk in het Nederlandse financiële systeem. Banken en andere financiële instellingen moeten controleren wie hun klanten zijn en wat ze doen.

Jouw identiteit en de UBO

Banken moeten bij nieuwe en bestaande klanten onderzoek doen. Ze vragen om je identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart) en willen weten wie de Uiteindelijk Belanghebbende (UBO) is van jouw bedrijf. De UBO is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft over de onderneming. Een deel van de UBO-gegevens staat in het Handelsregister van de KvK. Let op: nieuwe EU-regels die in 2027 ingaan, maken de UBO-definitie breder. Dan geldt "25% of meer" eigendom of zeggenschap (nu is dat "meer dan 25%"), en familierelaties kunnen ook leiden tot feitelijke zeggenschap. Dit betekent dat meer mensen als UBO geïdentificeerd moeten worden. Zeker bij complexe bedrijfsstructuren kan dit meer administratie betekenen.