Nut bedrijfsvergelijkend onderzoek

Franchisenemer John Rensen hoefde over het nut van bedrijfsvergelijkend onderzoek niet overtuigd te worden door Fast Food Concepts. Rensen: “Wij werkten al met een geavanceerd kassasysteem, waaruit veel managementinformatie te halen was. Wat wel een punt van discussie vormde, was het moment van vervanging van de bestaande kassa.”

“Middels een inruilregeling hebben we daar goede afspraken met de franchisegever over kunnen maken,” stelt de 43-jarige franchisenemer. In Winkelcentrum Galecop te Nieuwegein Noord, gelegen in een nieuwbouwwijk met 10.000 inwoners, runt Rensen sinds oktober vorig jaar een Vork Full Franchise cafetariazaak. De oppervlakte van zijn zaak is 100 m². Hij werkt met twee vaste krachten en vijf parttimers, die alle gemiddeld 10 uur per week draaien.

Het vak leerde hij van zijn vader, toen franchising in patat en snacks nog helemaal niet bestond. De zaak nam hij vorig jaar over van zijn zwager Peter de Rijk.

De Backoffice-module van Next to food levert hem inmiddels heel gedetailleerde financiële informatie. “Echt je leert het heel snel. Per dag, per uur kan ik in een handomdraai zien wat de omzet is, hoeveel klanten er binnenkomen en hoeveel mensen we hebben staan. De omzet per werknemer mag niet te laag zijn. Als je het even druk is heb je gauw de neiging iemand erbij te nemen, maar reken eens mee wat het over 52 weken opgeteld allemaal kost.

Personeelsplanning

Voor een effectieve personeelsplanning ter beheersing van de bedrijfskosten is inzicht in welke uren de klanten er zijn onontbeerlijk. Mede vanuit dat inzicht kiest Rensen bewust voor de inzet van parttimers. “Onze ervaring is dat 10 uur per week daarbij ideaal is. Het werk blijft dan leuk, hetgeen weer doorwerkt in de productiviteit. Personeelskosten zijn de belangrijkste kostenpost. Als die kosten op bepaalde momenten te hoog zijn, dien je dat direct te kunnen zien. Als je er pas na een jaar pas achterkomt, ben je misschien wel te laat. Bij ons varieert inmiddels het aantal mensen in de bediening per dag en per uur. Zelf begin ik altijd ’s morgens met de broodjes voor de lunch voor te bereiden. Om 10 uur komt er een vrouwtje bij, die de broodjes ook wegbrengt met de auto en daarna naar huis gaat.

Een aantal avonden loop ik nu verder alleen. Met de zaak zitten wij hier midden in een woonwijk. Om half negen ’s avonds is de loop eruit, vanaf die tijd kan ik het werk alleen af. Op piekuren lopen we met meer mensen. Onze drukste uren zijn om 12 uur als de lunch begint. Bouwvakkers en kantoormensen komen dan binnen voor een broodje. Kwart over drie is een piektijd als de crèche leegloopt. En tussen vijf en acht uur ’s avonds is het menutijd.”

Niet moeilijk voor personeel

Aan de boekhouder is Rensen momenteel 1000 gulden per maand kwijt. Het kantoor dat Next to food draait, vraagt in eerste instantie 3000 gulden per jaar. “Ik ga eerst nog eens met mijn eigen boekhouder praten. Ik ben benieuwd wat hij kan doen aan de prijs als ik alle gegevens online bij hem aanlever. Indien hij veel duurder zou zijn, is hij een slecht adviseur als hij adviseert bij hem te blijven. Zelfs bij een klein verschil denkt Rensen toch over te zullen stappen. Solidariteit met de formule speelt daarin mee. Stel dat maar vijf franchisenemers van de 25 overstappen naar het nieuwe kantoor, dan kan het nooit voor die prijs. Ten opzichte van collega’s zeg ik het misschien gemakkelijk, omdat ik persoonlijk nog niet zo’n hele lange relatie met mijn boekhouder heb.”

Werken met het kassasysteem vormde voor het personeel geen probleem. “Na een paar uurtjes weet je eigenlijk al niet beter meer, zo eenvoudig is het. Het oude systeem werkte meer met kleuren. Eigenlijk was dat het grootste verschil,” zegt Rensen erover.

Klantenenquêtes

Klanten dienen volgens Rensen een duidelijke kassabon in handen te krijgen met een duidelijke uitsplitsing van de bestelling, BTW en vermelding van het bestede bedrag in euro’s. “Als ik zelf bij de bakker kom, zie ik het wel eens anders.” Dat IBM de hardware leverde, viel de klanten op. “Jullie hebben in ieder geval een goed merk,” hoorde Rensen en zijn mensen meer dan eens als reactie.

Aan het systeem kan een tweede beeldscherm worden gekoppeld, waarop klanten kort naar een mening kan worden gevraagd als ze bijvoorbeeld op hun bestelling staan te wachten en alvast afrekenen. “Ik wil daar zeker gebruik van gaan maken. We moeten nog eens kijken wat de beste plek is, maar iets vragen aan de klant werkt verkoopbevorderend hebben we inmiddels ervaren. Het is druk in de zaak. Iemand bestelt een patatje. Ik reken af en de kassa vraagt via de display: wat wilt u drinken. “Goed, dat u het vraagt. Doe mij maar een cola,” zegt de klant. Het werkt echt merken wij in de praktijk. Automatisch ga je zo meer vragen. Iemand koopt een ijsje. “Wilt u nootjes of spikkeltjes?” Het is allemaal kwartjeswerk, maar als het over de hele dag uitrekent is bij elkaar toch een behoorlijke omzet.”

Thuis factureren

Tevreden is Rensen eveneens over de mogelijkheden van de factuurmodule. “Ik kan nu thuis met mijn pc aanloggen op het systeem om de facturen uit te draaien. Ideaal is dat. Vroeger stond je na sluitingstijd vaak nog letterlijk staand een half uur tot drie kwartier achter de kassa om de facturen uit te draaien. Dat zeven dagen in de week, want we zijn elke dag open. Nu doe ik dat wanneer het mij uitkomt. Wij doen veel cateringwerk en bedrijven vinden het fijn als je ze daarvoor factureert. Het komt voor dat je bij één bedrijf met vijf contactpersonen te maken hebt, die allemaal bestellen. Op naam van elk staat op de rekening de bestellingen uitgesplitst. Die duidelijkheid maakt dat het eenvoudig is te controleren en bedrijven snel betalen. Vergeet niet dat onze prijzen feitelijk gebaseerd zijn op contante betaling, snelle betaling is derhalve belangrijk. Je bent anders verplicht toch al gauw 25 gulden administratiekosten in rekening te brengen.”

Waarom franchisenemer?

Over het antwoord denkt John Rensen niet lang na. “Het is effectief en handig, je kunt je volledig richten op het managen van de zaak en dat maakt het werken leuker. Acties worden op vaste tijden vanuit de organisatie ingepland, zonder dat jij je daar al te zeer je aandacht aan hoeft te geven. Doordachte posters voor in de zaak en de folders, die erbij horen, zien er allemaal gelikt uit. Zelf laat ik 10.000 folders per maand door een bedrijf verspreiden. Oké, het kost een paar centen, maar die komen terug."