“Meer tijd voor mijn gasten, minder tijd kwijt aan papierwerk”

Wie meerdere horecazaken runt, weet hoe snel de administratie zich opstapelt. Voor Bagels & Beans-franchisenemer Nienke uit Utrecht, eigenaar van drie vestigingen en een pizzabar, was het dan ook een verademing toen ze met Basecone ging werken. “Het scheelt me letterlijk dagen per maand. Alles gaat automatisch, ik heb realtime inzicht in de cijfers en ik kan mijn aandacht richten op waar het echt om draait: mijn gasten en mijn team.”

Van één vestiging naar een kleine keten

Nienke opende haar eerste Bagels & Beans in november 2012 aan de Amsterdamsestraatweg in Utrecht. Inmiddels runt ze samen met haar partner ook de vestigingen aan de Twijnstraat en de Biltstraat, plus een eigen pizzabar. “We doen het echt samen, met een fantastisch team van medewerkers. Maar naarmate je groeit, groeit ook de administratie. Facturen, bonnetjes, betalingen: het werd steeds meer werk.”

Overstap naar Planee en Basecone

Binnen de Bagels & Beans-formule is iedere ondernemer vrij om een eigen boekhouder te kiezen, al werkt de franchisegever samen met Planee, een administratiekantoor gespecialiseerd in franchiseketens.

“Twee jaar geleden zijn wij ook overgestapt naar Planee,” vertelt Nienke. “We werkten daarvoor met een ander accountantskantoor, maar de kosten liepen op en de lijnen waren lang. Planee werkt met Basecone, en dat sprak ons direct aan: kortere lijnen, actuele cijfers en een veel efficiëntere manier van werken.”

Basecone, een oplossing van Wolters Kluwer, maakt het mogelijk om facturen automatisch in te lezen en direct te koppelen aan de boekhouding. “Wij sturen al onze facturen naar Basecone,” legt Nienke uit. “Via Planee krijgen we een betaaloverzicht, en met één druk op de knop wordt alles verwerkt in Het boekhoudsysteem. Dat scheelt echt enorm veel tijd.”

Van stapels papier naar één druk op de knop

Waar ze vroeger facturen handmatig moest verzamelen, printen en mailen, gaat nu alles digitaal. “Vroeger zat ik wekelijks te zoeken naar bonnetjes en facturen. Nu maak ik gewoon een foto met mijn telefoon en schiet die direct in Basecone. De rest gaat vanzelf. Ik hoef geen facturen meer stuk voor stuk over te maken, ik selecteer ze allemaal tegelijk en met één klik staan ze klaar voor betaling. Dat voelt heel efficiënt.”

Het effect is duidelijk merkbaar: “Voorheen was ik met vier zaken zeker een à twee dagen per week kwijt aan administratie. Nu kost het me hooguit een halve dag per maand. De tijd die ik bespaar, kan ik besteden aan mijn team, aan de gasten en aan het verder ontwikkelen van onze vestigingen.”

Realtime inzicht = beter ondernemen

Naast tijdsbesparing levert Basecone volgens Nienke vooral meer grip op. “Omdat facturen direct verwerkt worden, zijn mijn cijfers altijd actueel. Ik hoef niet meer te wachten tot het einde van het kwartaal om te weten hoe we ervoor staan. Daardoor kan ik veel sneller beslissingen nemen: waar gaat het goed, waar moeten we bijsturen? Dat geeft rust en vertrouwen.”

Dat realtime inzicht helpt haar ook om te vergelijken met andere Bagels & Beans-vestigingen. “Omdat iedereen in de keten met dezelfde basis werkt, is het makkelijker om te benchmarken. Je ziet meteen of je op het juiste spoor zit.”

Minder fouten, meer overzicht

De overstap naar Basecone leverde niet alleen tijdswinst op, maar ook meer nauwkeurigheid. “Ik krijg eigenlijk nooit meer vragen over ontbrekende facturen of dubbele boekingen. Alles staat overzichtelijk in het systeem, tot aan vorig jaar aan toe. En als ik iets wil terugzoeken, vind ik het binnen een paar seconden.”

Zelfs de kleine kassabonnetjes, van een boodschap of schoonmaakmiddel, zijn geen hoofdpijnpost meer. “Die scan ik gewoon met de app. Geen enveloppen vol bonnetjes meer aan het eind van de maand.”

Samenwerking met Planee

De samenwerking met Planee ervaart Nienke als laagdrempelig en deskundig. “Ze kennen de franchiseformule goed en denken echt mee over wat voor ons werkt. Ze zorgen dat Basecone optimaal ingericht is, zodat we er als franchisenemers het meeste uithalen. En ze zijn altijd bereikbaar voor vragen. Dat maakt het verschil.”

Planee is gespecialiseerd in het ondersteunen van franchiseondernemers, waarbij automatisering en inzicht centraal staan. Door het gebruik van Basecone helpt Planee franchisenemers om hun boekhouding niet alleen te vereenvoudigen, maar ook strategisch te benutten.

Ondernemen met vrijheid en vertrouwen

Met vier vestigingen en tientallen medewerkers is efficiëntie cruciaal. “Basecone heeft ervoor gezorgd dat ik weer grip heb op de administratie,” zegt Nienke. “Ik hoef niet meer te stressen over achterstanden of zoekgeraakte facturen. Alles staat netjes in één overzicht. Dat geeft ruimte in mijn hoofd en in mijn agenda.”

Haar advies aan andere franchisenemers? “Ga mee met de tijd. Er is zoveel te winnen met slimme software. Basecone maakt het niet alleen makkelijker, het maakt ondernemen ook leuker. Want uiteindelijk wil je vooral bezig zijn met mensen, niet met papier.”

Meer magazine artikelen lezen