Formido compleet bedrijf geworden

De Stichting Formido Franchisenemers is volop in beweging. Het ontwikkelt een website waar franchisenemers elkaar virtueel ontmoeten en is bezig met de invoering van een vergaand automatiseringsysteem. De belangenorganisatie is uitgegroeid tot een compleet bedrijf dat snel schakelt en voor de franchisenemers door het vuur gaat.

Reind Wolthers, directeur van de Stichting Formido Franchisenemers, weet nog goed hoe het in 1999 allemaal begon. Dit was het jaar dat de franchiseraden wettelijk verplicht werden. Maar de franchisenemers van Formido wilden meer. Ze wilden een organisatie die echt iets kon betekenen voor de franchisenemers en een serieuze gesprekspartner voor de franchisegever zou zijn. Zo ontstond de Stichting Formido Franchisenemers. “Door de jaren heen zijn er steeds meer onderwerpen op ons pad gekomen”, vertelt Wolthers. “Als bestuur hebben we dat opgepakt en hebben we samen met de franchisenemers projectgroepen gevormd. Dit blijkt goed te werken. Er zijn bestuursleden die al snel tien tot vijftien uur per week vrij maken voor de projecten en zij trekken de kar. Daardoor komen we tot goede ideeën en oplossingen die naadloos aansluiten bij de praktijk. Zo hebben we een behoorlijke professionaliseringsslag geslagen.” Door de groei van de stichting is ook het werk op het kantoor toegenomen. In het begin was Wolthers als directeur de enige medewerker. Later kwam daar Claudia de Wilde bij. Nu hebben ze ook versterking gekregen van Siska Speerstra. “Die dames zijn echt het kloppend hart van de stichting”, vertelt Wolthers. “Ze begeleiden en ondersteunen de projecten, maken afspraken en archiveren alles. Je kunt altijd op hen terugvallen.”

Snelheid

Ook Jan van der Ham, directeur van Formido, is tevreden over de samenwerking met de Stichting Formido Franchisenemers. “De stichting is echt een zegen”, zegt hij. “Franchisenemers hebben meer inspraak dan bij andere organisaties en je hoeft de raad niet altijd bij elkaar te roepen waardoor je de snelheid erin houdt.” Hij vindt het vooral prettig dat Wolthers als directeur van de stichting het mandaat heeft van de franchisenemers. “Bij veel franchiseorganisaties heeft de franchiseraad een vertragend effect. Bij Formido gaat dat echt anders. Als we een keer snel iets moeten beslissen, hoeven we alleen maar even naar Reind te bellen. Vooral tijdens de crisis heeft dat zijn nut bewezen. Samen met Reind hebben we een aantal plannen razend snel kunnen doorvoeren. Hij heeft veel contact met de franchisenemers en kan dus ook echt namens hen spreken.” Bovendien merkt Van der Ham dat het overleg met de franchisenemers op een hoog niveau ligt. “Bij veel andere organisaties bepaalt de franchisegever het beleid. Franchisenemers praten wel mee maar dan gaat het alleen nog maar over de details. Wij hebben drie thema’s benoemd waarop wij samen met de stichting het beleid bepalen, namelijk reclame, investeringen en formulebeleid. Eens in de twee tot drie weken zitten we een dag samen om over deze thema’s de koers te bepalen. De sfeer tijdens vergaderingen is zelfs zo goed dat we ook open kunnen zijn over informatie die nog vertrouwelijk is. Ik weet dat de stichting hier op een goede manier mee omgaat.”

Website

Een van de activiteiten waar de stichting nu mee bezig is, is de opzet van een website voor de franchisenemers. “Als stichting weten en horen we veel”, vertelt Wolthers. “Maar we kunnen niet overal open over communiceren. Over veel onderwerpen moet eerst een besluit genomen worden op het hoofdkantoor. Via de website kunnen we de franchisenemers meer en beter informeren.” Het opzetten van de website is in handen van Claudia de Wilde. Zij vertelt dat de site straks uit twee gedeeltes bestaat: een open en een gesloten gedeelte. Op het open gedeelte komt informatie over de functie van de stichting, de bestuursleden, de historie en wat informatie over de bouwmarkten. In het gesloten gedeelte krijgt het forum een prominente rol. “Franchisenemers willen vaak even hun ei kwijt”, vertelt Claudia. “Ze willen bijvoorbeeld van elkaar weten of een actie goed gelopen heeft of vertellen over een lokale activiteit waarmee ze succes hebben gehad. Op het forum kunnen ze elkaar virtueel ontmoeten.” Het forum is ingedeeld in onderwerpen. Iedereen kan een onderwerp starten en vervolgens kunnen anderen daarop reageren. Als een onderwerp niet meer actueel is, kan de stichting het onderwerp sluiten. De reacties blijven wel altijd zichtbaar en vindbaar op de website. Bovendien krijgen de nieuwsbrieven een meer prominente rol op de site. “In het verleden verstuurden we af en toe eens een nieuwsbrief per e-mail maar dat was allemaal erg vrijblijvend. We hebben nu een betere bezetting op kantoor waardoor we dat eens per maand kunnen doen.” De nieuwsbrieven zijn terug te vinden op de website waar franchisenemers ook direct op de artikelen kunnen reageren. De reacties worden dan automatisch een nieuw onderwerp in het forum. Daarnaast komt er natuurlijk een agenda en een plek voor informatie van het bestuur. “We willen van de website vooral een leuke ontmoetingsplaats maken”, vertelt Claudia. “Zo ben ik nu bijvoorbeeld bezig om informatie te verzamelen voor in het hoofdstuk historie. Daarbij kom ik weer allerlei oude foto’s tegen. Ik denk dat het voor franchisenemers ook leuk is om dat allemaal weer te zien.”

Benchmark

De stichting is bovendien bezig met het invoeren van vergaande automatisering van het geld- en goederenverkeer. De commissie die hiervoor is samengesteld bestaat uit Wim van Buren (penningmeester van de stichting), Jan Koerhuis (Formido Wezep) en Vincent Hagedoorn (plaatsvervangend bestuurslid stichting). “Door de jaren heen hebben we al belangrijke stappen voorwaarts gezet”, vertelt Van Buren. “Zo versturen onze leveranciers vrijwel allemaal al elektronische facturen. Maar we waren nog veel tijd kwijt met het inboeken van producten.” Met het nieuwe systeem AxiRS is dit straks helemaal geautomatiseerd. Medewerkers hoeven de vracht die binnen komt alleen nog maar in te scannen. AxiRS checkt automatisch of dat overeen komt met de orders en de uiteindelijke factuur. Als er iets niet klopt, krijgt de franchisenemer automatisch een melding. Ook maakt het systeem automatisch verzamelfacturen en verwerkt het retourorders. “AxiRS scheelt een franchisenemer veel mankracht”, vertelt Van Buren. “Bovendien zijn de cijfers nauwkeuriger en zorgt het ervoor dat de boekhouding bij alle franchisenemers op dezelfde wijze tot stand komt. Daardoor krijgen we nauwkeurigere gegevens voor onze benchmark.” Van Buren is nu bezig met een opleidingstraject voor de franchisenemers zodat iedereen leert om op de juiste manier met het nieuwe systeem om te gaan.

Reclame

Secretaris Ronald de Koning is de rots in de branding als het gaat om het COS-overleg (commercieel overleg stichting). “Eens in de veertien dagen reis ik samen met Reind naar het hoofdkantoor in Nijkerk om te overleggen over het beleid en de investeringen in reclame en assortiment”, vertelt hij. Meestal komen de inkopers met plannen die ze vervolgens testen in de referentievestigingen. “Wij krijgen van die vestigingen een verslag en op basis daarvan bepalen wij samen met het hoofdkantoor of de investering doorgaat of niet.” De Koning merkt dat de stichting ook op dit gebied korte lijnen heeft. “Soms zijn inkopers met een plan bezig en dan polsen ze alvast wat wij ervan vinden. Dat voorkomt dat ze veel werk voor niets doen.” Ook reclameacties worden in het overleg besproken. Zo kunnen ze bij mooi weer besluiten om een extra actie te doen met airco’s. Is er net een storm geweest? Dan kunnen ze direct een actie voeren met tuinschuttingen. “Dat kan heel snel gaan”, vertelt De Koning. “Na een storm kunnen we binnen een week al advertenties hebben in de kranten en commercials op de radio.” Dit werk voor de stichting kost De Koning natuurlijk veel tijd. Toch doet hij het graag. “Het is interessant om in de keuken van Formido mee te kijken. Vooral als ik dingen in mijn winkel zie veranderen, is het leuk om te weten hoe de processen zijn geweest die daaraan vooraf zijn gegaan. Het geeft energie. Bovendien is het belangrijk. Reind kan een keer een griepje krijgen of er kan een keer iets met hem gebeuren. Veel andere overleggen kun je dan uitstellen. Maar het commerciële overleg moet altijd doorgaan. Doordat we het samen doen is dat gewaarborgd.”

Referentievestigingen

Daarnaast is bestuurslid Harm Peeters bezig met het aanbrengen van structuur in de referentievestigingen. “Referentievestigingen staan den dienste van de inkopers”, vertelt Peeters. “Zo is mijn winkel de referentievestiging op het gebied van sanitair. Ik ben als franchisenemer als eerste betrokken bij alle ontwikkelingen op dit gebied en ik kan gevraagd of ongevraagd advies geven.” Peeters wil dit proces meer gaan professionaliseren en nodigt daarom alle franchisenemers van referentievestigingen uit om bij elkaar te gaan zitten. “Ik wil in kaart brengen wat onze bevoegdheden zijn en wat er van ons wordt verwacht. Zo brengen we het assortimentsbeleid op een hoger niveau.”

Bestuurslid Wilfried Akkersdijk houdt zich weer bezig met de commerciële winkelscan. “Als het niet goed gaat met een winkel dan zijn er veel partijen die een oordeel hebben, zoals de bank en de boekhouder”, vertelt hij. “Maar niemand kijkt naar de commerciële kwaliteiten van een ondernemer. Tijdens de winkelscan brengen we zijn talenten in kaart. Op deze manier weet de stichting beter op welke manier een ondernemer gesteund kan worden. Als het talent ontbreekt dan geeft zo’n rapport ook een onderbouwing voor de moeilijke gesprekken die daarna volgen.”

Witte vlekken

Ook de afdeling expansie van de stichting zit zeker niet stil. “Honderd vestigingen is nog steeds onze doelstelling”, vertelt Wolthers. “Maar we zijn wel selectief. We willen alleen met goede ondernemers in zee gaan. Ik zie voor hen veel mogelijkheden. Er zijn nog voldoende witte vlekken in Nederland.” Ook is de stichting bezig met het ontwikkelen van eigen arrangementen bij de banken en is het bezig met het opzetten van een eigen participatiemaatschappij. “Soms spreken we met kandidaat-franchisenemers die geschikt zijn voor het vak en die hun financiering net niet rond krijgen. We willen die ondernemers graag helpen door als stichting in hun bedrijf te participeren.” Ook Van der Ham ziet de toekomst van Formido met veel vertrouwen tegemoet. “Formido maakt onderdeel uit van de Maxeda”, vertelt hij. “We verwachten dat Formido binnen een paar jaar verkocht wordt. Daar zijn we heel open over naar onze franchisenemers toe. We bespreken met hen de mogelijke scenario’s. Zo laten we zien dat de verkoop niet iets is waar we bang voor hoeven te zijn. Over het algemeen worden franchisenemers alleen maar beter van een verkoop.”

“Reind gaat voor ons door het vuur”

Ook Wilfried Akkersdijk (franchisenemer in Dalfsen) heeft de stichting de afgelopen jaren zien groeien. “Ik vind dat we in het bestuur een goede balans hebben gevonden tussen ondernemers van grote en kleinere vestigingen. Daardoor zijn we een goede afspiegeling van alle franchisenemers.” Akkersdijk heeft als lid van het dagelijks bestuur een belangrijke taak binnen de stichting. Hij merkt dat dit goed te combineren is met zijn werk. “Als je iets leuk vindt dan kost dat geen moeite. Bovendien is het erg leerzaam. Maar de persoon die het meeste voor de stichting betekent dat is toch echt Reind Wolthers. Als er vandaag een telefoontje komt over een probleem dan onderneemt hij direct actie en dan zorgt hij dat er snel een goede oplossing komt. Hij gaat voor ons door het vuur.”