7 (en soms 10) jaar bewaren: zo voldoe je als franchise aan de fiscale regels
De administratie bijhouden is al een klus op zich. Maar de Belastingdienst stelt ook strenge eisen aan hoe lang je gegevens bewaart. Voor franchisenemers kan dit overweldigend zijn: wat moet je precies bewaren, hoe lang, en in welke vorm? Voor franchisegevers ligt er nog een extra uitdaging: hoe zorg je dat ál je ondernemers dezelfde regels volgen, zodat je betrouwbare en uniforme cijfers houdt?
Als je dit niet goed regelt, loop je risico’s bij een controle en verlies je grip op de hele formule. Gelukkig hoeft dit geen hoofdpijn te geven. Met duidelijke afspraken én slimme digitale oplossingen voldoe je eenvoudig aan de fiscale bewaarplicht en houd je overzicht.
Wat is de fiscale bewaarplicht?
De fiscale bewaarplicht verplicht ondernemers om hun administratie gedurende een bepaalde periode te bewaren. De Belastingdienst stelt hiervoor duidelijke richtlijnen:
- Basisgegevens: zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie, moeten 7 jaar bewaard worden.
- Gegevens over onroerende zaken: zoals aankoop- of verkoopfacturen van bedrijfspanden, moeten 10 jaar bewaard worden.
- Gegevens uit het One-Stop-Shop-systeem (OSS): als je gebruikmaakt van de Unieregeling of de Invoerregeling, geldt voor leveringen en diensten die daaronder vallen een bewaarplicht van 10 jaar.
Let op: de bewaartermijn begint pas te lopen nadat de gegevens niet meer actueel zijn. Bijvoorbeeld, een leasecontract van 4 jaar bewaar je gedurende die 4 jaar. Pas daarna begint de bewaartermijn van 7 jaar.
Wat betekent dit voor franchisenemers?
Als franchisenemer ben je verantwoordelijk voor het bewaren van je eigen administratie. Dit houdt in:
- Bewaar je facturen en bonnetjes minimaal 7 jaar, en 10 jaar voor onroerende zaken.
- Sla digitale documenten digitaal op; print ze niet onnodig uit.
- Zorg dat je administratie overzichtelijk is, bijvoorbeeld door vaste tags of categorieën te gebruiken.
Door je administratie op een gestructureerde en digitale manier bij te houden, voorkom je problemen bij een eventuele controle en houd je overzicht over je financiën.
Wat betekent dit voor franchisegevers?
Als franchisegever heb je vaak te maken met meerdere franchisenemers. Het is belangrijk dat zij hun administratie op een uniforme manier bijhouden. Dit kun je doen door:
- Duidelijke richtlijnen te geven over hoe de administratie gevoerd moet worden.
- Het gebruik van gestandaardiseerde sjablonen of software aan te bevelen.
- Regelmatig te controleren of de franchisenemers zich aan de bewaarplichten houden.
Door uniformiteit in de administratie te waarborgen, krijg je als franchisegever beter inzicht in de financiële situatie van je formule en kun je sneller en efficiënter rapporteren.
Praktische checklist voor franchiseformules
- Uniformeer categorieën: bepaal gemeenschappelijke grootboekcodes en tags.
- Standaardiseer het proces: scan → tag → controle → autorisatie.
- Digital first: bewaar altijd digitaal en houd de originele digitale vorm intact.
- Sla 7 jaar op: en 10 jaar voor onroerende zaken/OSS.
- Maak afspraken met de Belastingdienst alleen als dat echt voordeel oplevert.
Hoe Basecone hierbij kan helpen
Basecone zorgt ervoor dat alle documenten automatisch veilig en digitaal worden opgeslagen volgens de regels van de Belastingdienst. Zo hoef je nooit meer papieren facturen te zoeken of handmatig te archiveren. Belangrijkste voordelen:
- Altijd digitale opslag: facturen, bonnetjes en declaraties worden direct in de cloud opgeslagen en blijven minimaal 7 jaar (of 10 jaar bij onroerende zaken) beschikbaar.
- Automatische classificatie: de app herkent automatisch gegevens zoals datum, leverancier en bedrag, en plaatst ze in de juiste categorie of grootboekcode.
- Eenvoudig terugvinden: dankzij slimme zoek- en filterfuncties kun je elk document binnen seconden vinden, bijvoorbeeld bij een controle of interne rapportage.
- Uniformiteit voor de hele formule: franchisegevers kunnen standaarden instellen, zodat alle franchisenemers op dezelfde manier hun administratie voeren en bewaren.
Zo maakt Basecone het voldoen aan de fiscale bewaarplicht makkelijk, foutloos en overzichtelijk voor zowel de franchisenemer als de franchisegever.
Ontdek Basecone
Ontdek hoe je jouw hele formule naar een hoger niveau tilt met Basecone. Eén uniforme, foutloze administratie geeft je inzicht én grip. Zo kun je met je ondernemers vooruitkijken en samen groeien. Probeer het gerust 14 dagen gratis uit.
