4 Tips voor een slechtnieuwsgesprek

Wat doe je als je een medewerker hebt die niet functioneert zoals je zou willen? Ga je direct het gesprek aan of schuif je het voor je uit? 

Het is sowieso goed om voor jezelf te bepalen wanneer je zo’n gesprek voert. Als je het te lang uitstelt kan het een sluipend probleem worden wat zorgt voor slecht werk, spanningen in je team en uiteindelijk zelfs verzuim. 

Maar zulke gesprekken zijn altijd lastig. Daarom geef ik je hier vier tips die je helpen om elk slechtnieuwsgesprek gestructureerd en goed te voeren.

1. Zorg dat je je verhaal kunt onderbouwen

Een goede voorbereiding is het halve werk. Voorkom dat je terugkrijgt: ‘dat is jouw mening’. Zorg voor een goede onderbouwing. Voorwaarde voor die goede onderbouwing is dat je dossiers op orde zijn. Als je niet goed weet hoe je daarmee moet beginnen kun je een expert vragen om mee te kijken om je dossiers op orde te krijgen. 

2. Neem de tijd en zorg voor een prettige omgeving

Een goed gesprek voer je in een veilige en prettige omgeving. Het lijkt een inkoppertje, maar het is daarom niet onbelangrijk; zorg dat je het gesprek voert in een rustige omgeving waar je niet gestoord wordt. Blijf kalm en breng je boodschap direct en rustig. 

3. Zorg voor een duidelijke eindconclusie

Het gevaar van een lastig gesprek is dat iemand wel met een idee van het gesprek naar huis gaat, maar dat er niet een duidelijke knoop is doorgehakt. Vat een gesprek daarom altijd samen en geef een duidelijke conclusie. 

4. Zorg voor een geschreven verslag en onderteken het

Schrijf een verslag van het gesprek. Vermeld hierin de aanleiding, de inhoud van het gesprek en de conclusie. Zorg dat jij en je werknemer allebei het dossier ondertekenen, zodat het als degelijk bewijsstuk in je dossier kan worden opgenomen.

Vind je het toch lastig om sommige gesprekken zelf te voeren? Dan kun je ervoor kiezen om een arbeidsspecialist aan te laten sluiten bij de voorbereiding en het voeren van het gesprek. Op die manier hou je het professioneel en inhoudelijk correct.

Marieke Niekerk
Tophills.nl