Starters opgelet!

In mijn franchisepraktijk word ik vaak geraadpleegd door franchisegevers en franchisenemers die zich in een conflictsituatie met elkaar bevinden. Zij verwijten elkaar over en weer niet-nakoming van afspraken en verplichtingen. Hoe langer de onvrede heeft geduurd, hoe lastiger het blijkt om partijen weer op één lijn te krijgen.

Veel geschillen vloeien voort uit onjuiste aannames bij aanvang van een franchise waardoor onrealistische verwachtingen ontstaan. Wanneer deze verwachtingen niet uit (kunnen) komen is de teleurstelling en de financiële schade groot. Meestal kunnen partijen niet zomaar van elkaar af vanwege meerjarige contractuele franchiseverplichtingen. Een gerechtelijke procedure is vaak het gevolg.

Mijn indruk is dat dit soort conflictsituaties zouden kunnen worden voorkomen indien betrokken partijen bij de start van hun franchise beter voorbereid of geïnformeerd zouden zijn. In het kader van het ‘startersnummer’ volgen hieronder een aantal tips voor startende franchisegevers en -nemers.

Formule

Een aspirant-franchisenemer die voornemens is toe te treden tot een franchiseformule doet er goed aan te onderzoeken of de formule bij hem/haar past. Er is een groot verschil tussen soft-franchise (een formule waarbij bijvoorbeeld niet meer dan een merk in exploitatie wordt gegeven en de franchisenemer voor het overige naar eigen inzicht zijn bedrijf kan voeren) en hard-franchise (waarbij de gehele formule tot in detail in protocollen en handboeken is vastgelegd en waarbij ook streng wordt gecontroleerd of volgens voorschriften wordt gewerkt). De meeste formules bevinden zich ergens tussen de uitersten van soft- en hard-franchise. Iemand die een eigen beleid wil voeren en zijn onderneming in zoveel mogelijk vrijheid wenst te exploiteren, zal in een soft-franchise goed op zijn plek zijn. Iemand die daarentegen behoefte heeft aan de ‘veilige paraplu’ van een franchisegever en veel ondersteuning en begeleiding wenst, zal bij hard-franchise beter op zijn plek zijn.

Informeer voorafgaand aan het sluiten van een franchiseovereenkomst bij aangesloten franchisenemers over de gang van zaken binnen de formule. Stel vragen als:

• Hoe streng wordt vastgehouden aan bepaalde formuleverplichtingen (assortimentsverplichtingen, afnameverplichtingen, etalage-inrichting, openingstijden, et cetera)?
• Hoe is de ondersteuning en begeleiding geregeld (verkoop, personeel, administratie, productkennis, et cetera)?
• Waar liggen eventuele problemen en hoe wordt daarmee omgegaan binnen de organisatie?

Door dit soort praktische informatie kan een goed beeld van het functioneren binnen de formule worden gevormd.   

Prognoses

Veel conflicten ontstaan over niet uitgekomen prognoses. Omzet en resultaat blijven achter waarna partijen elkaar zoveel mogelijk de zwarte piet toeschuiven. Franchisegever stelt dan meestal dat de franchisenemer de benodigde ondernemerscapaciteiten mist, terwijl franchisenemer stelt dat de afgegeven prognoses niet juist waren. Hierover is al heel wat geprocedeerd.

Een aspirant-franchisenemer dient kritisch om te gaan met afgegeven prognoses. In de eerste plaats is het van belang vast te stellen hoe die prognoses tot stand zijn gekomen. Heeft bijvoorbeeld een extern vestigingsplaatsonderzoek of haalbaarheidsonderzoek plaatsgevonden of is de prognose gebaseerd op ervaringscijfers van andere vestigingen van de franchisegever (zo ja: zijn die cijfers vergelijkbaar met de beoogde vestiging). Of is de prognose in het geheel niet onderbouwd?

Achterblijvende prognoses worden meestal veroorzaakt door tegenvallende omzetten. Beoordeel de geprognosticeerde omzet kritisch en stel vragen als:

• Hoeveel uur moet er worden gewerkt op jaarbasis door hoeveel personen om de beoogde omzet te realiseren?
• Hoeveel tijd blijft er over voor vakantie, opleiding, enzovoorts?
• Welke producten leveren welke winstmarge op?

Ook de geprognosticeerde kosten moeten kritisch worden beoordeeld. Reken eerder te ruim dan te krap ten aanzien van de te verwachte kosten. Welke kosten kunnen tegenvallen en waar kan mogelijk worden bezuinigd?

Een aspirant-franchisenemer heeft een eigen verantwoordelijkheid voor wat betreft het afgaan op prognoses. Laat bij twijfel de gepresenteerde cijfers kritisch beoordelen door een financieel deskundige. Vraag de franchisegever om recente financiële gegevens betreffende de formule en de aangesloten franchisenemers. Vraag eventueel financiële gegevens op bij de Kamer van Koophandel.

Franchiseovereenkomst

Indien het tot een franchise komt zal een franchiseovereenkomst worden getekend. Zolang alles goed gaat, speelt die overeenkomst niet of nauwelijks een rol en kan deze in een lade opgeborgen blijven. Ontstaan er problemen dan is de door partijen getekende overeenkomst van cruciaal belang. De overeenkomst bepaalt immers de rechten en plichten van partijen ten opzichte van elkaar.

Slechte overeenkomsten vergroten de kans op discussie tussen partijen. Volledige en duidelijke overeenkomsten verkleinen die kans omdat de bepalingen helder en niet voor tweeërlei uitleg vatbaar zijn. 

Franchiseovereenkomsten behoren met name duidelijkheid te verschaffen omtrent:

• Franchise zelf (wat omvat de formule, het product)
• Plaats/het rayon waarvoor de franchise exclusief geldt (bijvoorkeur geografisch omschreven met bijbehorende topografische kaart waarop de plaats/het rayon is aangegeven)
• Non-concurrentiebepalingen (welke werkzaamheden zijn verboden gedurende welke periode en in welke regio)
• Opzegbepalingen (opzegtermijn, schriftelijk opzeggen aan welk adres, wel of niet tussentijds mogelijk)
• Koppeling tussen een franchiseovereenkomst en een eventueel aanwezige huurovereenkomst (waarbij de huurovereenkomst ondergeschikt en gekoppeld dient te zijn aan de franchiseovereenkomst)
• Bepalingen ten aanzien van overname van de franchiseovereenkomst door franchisegever of een derde (met eventueel vooraf bepaalde methodes van waardering van activa en berekening van de overnamesom)
• Franchiseraad (samenstelling, bevoegdheid en overlegfrequentie)
• Franchisefee-structuur (omvang, samenstelling, wijze van betalen/incasseren)
• Opleiding (verplicht/niet verplicht, kosten)
• Begeleiding (op welke vlakken, hoe vaak, verplicht/niet verplicht)
• Promotie en reclame (landelijk en lokaal, vaststelling in overleg met franchiseraad of niet, inzage in besteding reclamegelden).

Daarnaast omvat een volledige franchiseovereenkomst tevens alle bijlagen waar deze naar verwijst (handboek, algemene voorwaarden, productassortiment, rayon, et cetera).

In de praktijk kom ik geregeld tegen dat:

• De rayonomschrijving onduidelijk is of zelfs geheel niet is ingevuld
• Non-concurrentiebepalingen niet zijn uitgewerkt naar regio of tijd
• Opzegbepalingen tegenstrijdig zijn
• De franchisefee-structuur onduidelijk en onnodig ingewikkeld is opgezet waardoor achteraf claims kunnen ontstaan
• Opleidings- en begeleidingsverplichtingen zo ruim zijn omschreven dat het bijna onmogelijk is voor een franchisegever daaraan te voldoen
• De franchiseraad niet functioneert of franchisenemercommissies niet zijn ingesteld
• Bepalingen zijn opgenomen die in strijd zijn met de wet
• Overeenkomsten niet zijn ondertekend
• Bijlagen ontbreken (handboek bestaat niet of slechts gedeeltelijk).

Aspirant-franchisenemers dienen de franchiseovereenkomst kritisch te beoordelen. Uiteindelijk is deze bepalend voor de wederzijdse rechten en verplichtingen. Door ondertekening liggen deze vast en kan daarop niet worden teruggekomen. Men dient zich goed te realiseren wat het aangaan van bepaalde verplichtingen inhoudt of welke consequenties daaruit kunnen voortvloeien. Laat de overeenkomst, voordat deze wordt getekend, zonodig deskundig toetsen.

Tenslotte

In de drang om met een franchise te starten lijkt soms minder aandacht te worden besteed aan het voortraject naar de franchise. Ten onrechte, omdat juist in het voortraject informatie wordt verstrekt op basis waarvan langdurige contractuele en financiële verplichtingen worden aangegaan. Ik adviseer elke aspirant-franchisenemer om juist in het voortraject grondig en kritisch onderzoek te doen naar de formule, de prognoses en de franchiseovereenkomst. De vooraf bestede tijd en energie kunnen teleurstellingen, schade en procedures achteraf voorkomen!