Waarom is een online franchisehandboek onmisbaar?
“Nee hoor, ons handboek is nog prima up-to-date!”
“Dat is fijn om te horen! Wanneer is er door verschillende mensen binnen de organisatie naar de inhoud gekeken?”
“Eens even kijken, …. (stilte) ….nou, eh, we hebben in 2011 nog een inventariserend rondje gedaan! Oeps, de tijd gaat snel!”
Bovenstaand is een waargebeurd fragment uit een gesprek met een franchiseorganisatie van toch serieuze omvang. En helaas staat deze organisatie hier niet alleen in.
Juridische waarde
Het handboek zorgt ervoor dat de franchiseformule tastbaar wordt gemaakt. De operationele invulling is vastgelegd als hulpmiddel, voorafgaand aan de start van de franchisenemer en tijdens de exploitatie. Daarnaast, en dit is misschien nog wel een belangrijker argument, heeft het handboek een juridische waarde vanwege de koppeling met de franchiseovereenkomst. Dat in beide documenten een inhoud wordt weergegeven die in overeenstemming is met elkaar, is dan ook van groot belang.
Verantwoordelijkheid en zorgplicht
Als goed franchisegever is het uw verantwoordelijkheid en zorgplicht om de franchisenemers te begeleiden en te ondersteunen gedurende de franchisesamenwerking. Welke processen horen daar dan concreet bij? Denk bijvoorbeeld aan:
- Alle inkoop-, voorraadbeheer en verkoopprocessen.
- Het praktische en doelmatig ontsluiten van de juiste en meest recente informatie over interne en externe besluiten, processen, benchmarkgegevens en alle ontwikkelingen daarin.
- Het op gang brengen en houden van een intensieve, energieke en inspirerende two- way communicatiestroom.
- Regelmatige reality-checks door meerdere verantwoordelijken vanuit alle lagen van het bedrijf. Wat is er ‘ooit bedacht’ en hoe functioneert de formule momenteel ten opzichte daarvan?
Dit zijn processen die niet mogen ontbreken binnen elke zichzelf respecterende en professionele franchiseorganisatie!
Onze ervaring leert dat vanwege de dagelijkse hectiek en prioriteiten franchisegevers niet (voldoende) toekomen aan het onderhouden van dit belangrijke èn dynamische document. Het creëren van een gezamenlijke en gedeelde verantwoordelijkheid hierin, voor zowel franchisegever en franchisenemers, kan dan uitkomst bieden.
Online handboek
Het bewerken van een fysiek handboek bemoeilijkt dit proces om wijzigingen effectief door te voeren. Krijg elke franchisenemer maar eens zo ver om toegestuurde gewijzigde pagina’s te vervangen in het handboek!
Er moet dus een werkwijze gecreëerd worden die voor beide partijen overzichtelijk, efficiënt, tijdbesparend en makkelijk toegankelijk is. Een online oplossing biedt dan de uitkomst. Zo kun je op verschillende (toegang- en verantwoordelijkheid) niveaus taken aan elkaar toewijzen, wijzigingsvoorstellen indienen, agenda’s en jaarkalenders publiceren, samen aan artikelen werken, lees- en bewerkverplichtingen instellen, et cetera. Denk ook aan: automatisch versiebeheer, meedenkende zoekmachine, moderne portal en interface met eigen look & feel en RSS-feed mogelijkheden, chatfunctie, et cetera.
Om deze en vele andere redenen kiezen moderne franchiseorganisaties er tegenwoordig voor om het handboek alleen online aan te bieden. Het online handboek is een gedeelde verantwoordelijkheid voor zowel franchisegever als franchisenemer. Iedereen is op hetzelfde moment op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en men houdt elkaar scherp. Factoren die onmisbaar zijn voor uw succes!
Marjolein Boshuizen
Senior Consultant Koelewijn & Partners
boshuizen@koelewijn.nl
