Back to basics: uw handboek online

Goede economische berichten en vooruitzichten creëren meer ruimte voor investeringen in de toekomst. Zo ook in de franchisewereld. Maar lang niet altijd betekent dit dat de basis al op orde is. Dat bent u als franchisegever met de toenemende wet- en regelgeving binnen de franchisesector wel verplicht. 

Weet u het nog? In het verleden was het franchisehandboek vaak een fysieke map die aan franchisenemers werd overhandigd. De franchisenemer las deze door en had hem ter naslagwerk in zijn of haar vestiging liggen. Een franchisehandboek schrijven werd toen, maar ook nu nog, vaak ervaren als een hele opgave. 

Bij een kleine startende franchiseorganisatie wordt vaak veel informeel geregeld. Slechts het meest noodzakelijke wordt in eerste instantie vastgelegd. Is de bewijsvoeringsfase achter de rug en ontstaat er groei, dan is er meer vastlegging nodig om de formule te kunnen bewaken en franchisenemers te kunnen ondersteunen. Het ontbreekt dan echter aan tijd en prioriteit om een goed handboek te ontwikkelen. 

En is de organisatie al omvangrijk, dan is het best gecompliceerd om de kennisdocumenten, formulieren, (franchise)processen en afspraken goed uit te werken. Er zijn al snel de nodige medewerkers bij betrokken die er allen een andere urgentie en beleving bij ervaren. En dan heb ik het niet over de impact van internationale ambities. Zodoende wordt het schrijven van het handboek dikwijls “op een ander bordje of meerdere bordjes gelegd”. Met als resultaat een stroperig, frustrerend proces, waarbij de betrokken managers uiteindelijk zelf dagen bezig zijn om invulling te geven aan het handboek. Terwijl er zoveel andere management taken te doen zijn… 

Ervoor zorgen dat de basis altijd actueel en op orde is, is juist een essentiële stap om innovatief te blijven en om te kunnen groeien. Dit kan eenvoudig door middel van een ‘handboek online’. 

Voordelen van een online handboek:

• Is informatie voor franchisenemers en geautoriseerde personeelsleden gemakkelijk te vinden door een eenvoudige structuur met zoekfunctionaliteit.
• Kunnen doorlopend grote en kleine wijzigingen doorgevoerd worden, mèt automatisch versiebeheer.
• Kunnen franchisenemers van wezenlijke wijzigingen eenvoudig per e-mail op de hoogte gebracht worden, of zelfs leesverplichtingen toegestuurd krijgen.
• Kunt u als franchisegever volgen of iedereen kennis genomen heeft van alle wijzigingen.
• Kan geborgd worden dat het handboek up-to-date blijft, eventueel met vanuit het systeem opgelegde verplichtingen of reminders aan concreet verantwoordelijk gestelde personen binnen de organisatie.
• Bent u ervan verzekerd dat altijd de laatste versie van de invulformulieren gebruikt worden.
• Is het handboek altijd en overal toegankelijk met gebruik van een pc, tablet of smartphone.
• En kan via één login ervoor gezorgd worden dat niet steeds apart ingelogd hoeft te worden en dus intranet, smoelenboek en intern nieuwsoverzicht en verjaardagskalender direct voor iedereen toegankelijk zijn. Dit maakt uw franchisehandboek toegankelijk en sociaal.

Het najaar is de tijd van het jaar om vooruit te kijken. Indien uw franchiseorganisatie nog niet zó ingericht is, heeft u met deze professionalisering- en efficiëncyslag wellicht een mooie uitdaging in het verschiet? 

Joost Bos
directeur Koelewijn & Partners