De zoektocht naar de perfecte match

Starten bij een franchiseformule? Dat kan, en de mogelijkheden zijn eindeloos. Maar de selectiecriteria zijn streng en worden strikt nageleefd door franchisegevers. Monuta, Bagels & Beans en Spar vertellen over hun aanpak.

‘Goede fit essentieel voor succes’

Het merk, de locatie en de franchisenemer bepalen gezamenlijk het succes van een startende franchisenemer bij Bagels & Beans. Lizan van der Pol, Manager Franchise & Operations, vertelt dat het runnen van een Bagels & Beans heel leuk is, maar ook betekent dat er hard moet worden gewerkt. Het beeld van het runnen van een espressobar wordt volgens haar namelijk vaak te romantisch voorgesteld.

Bagels & Beans opent jaarlijks tal van nieuwe vestigingen, vijf à zes daarvan worden gerund door startende franchisenemers. “Nieuwe potentiële franchisenemers dienen zich aan via bestaande franchisenemers, via medewerkers en klanten.” Ook spelen de website van Bagels & Beans en de activiteiten van formule op erkende fora van de franchisemedia een rol in de nieuwe aanwas. “We hebben een vast stappenplan, die iedere potentiële franchisenemer moet doorlopen voordat die aan de slag kan met onze formule”, vertelt Van der Pol. Dat alles begint met een intake. “Dan filteren we al een flink deel van de kandidaten eruit. Dit zijn de mensen zonder eigen vermogen bijvoorbeeld, of kandidaten die willen starten in een klein dorp. Daar is Bagels & Beans gewoonweg nog niet aan toe.” In het eerste gesprek maakt men kennis met elkaar, het tweede gesprek gaat dieper in op de wensen van de kandidaat en op de formule-eigenschappen. “Hierbij noemen we ook cijfers en contracten, vandaar dat er dan een geheimhoudingsverklaring moet worden getekend”, legt Van der Pol uit. Belangrijk onderdeel volgens haar is ook de dag waarop kandidaten meedraaien in een bestande franchisevestiging. “Daarmee zien we of de kandidaat echt wel past bij de kernwaarden van onze formule.” Van der Pol merkt op dat het ook voor kandidaten nuttig is om letterlijk een kijkje in de keuken te nemen. “Dat geeft een goed beeld van de werkelijkheid, waar hard wordt gewerkt. Een dagje meelopen opent dan ook de ogen.” 

Evaluatiegesprek

Op de ‘meeloopdag’ volgt altijd een evaluatiegesprek, zegt Van der Pol. “De belangrijkste vraag is: gaan we door met elkaar? Is het antwoord van beide kanten volmondig ‘ja’, dan zetten we de vervolgstappen.” Dat begint met het vinden van een passende locatie. Van der Pol: “Vaak komen wij met een suggestie, soms komt de kandidaat met een mogelijke vestiging. Maar wij bepalen of die geschikt is. Immers, wij hebben 74 vestigingen en weten op basis van alle data heel goed wat wel en wat niet werkt. Bovendien hebben we een witte vlekkenplan met plekken waar we graag nog een zaak openen.” Bagels & Beans gaat nadat de geschikte locatie is gevonden echt samen met de ondernemer aan de slag om alle voorbereidingen voor de opening te treffen. Dat gaat ver en geldt voor het tekenen van de franchiseovereenkomst, begeleiden bij de vergunningaanvraag en alle overige zaken, zoals de financiering. “Bagels & Beans heeft arrangementen met verschillende banken. We zien dat dit werkt, de meeste aanvragen worden gehonoreerd. We dienen overigens ook alleen aanvragen in die goed zijn en waar wij als Bagels & Beans echt achterstaan”, aldus de Manager Franchise & Operations.

Vijf jaar

De overeenkomst wordt bij Bagels & Beans altijd aangegaan voor vijf jaar en is gekoppeld aan de huurovereenkomst. Tussentijds overdragen aan een andere ondernemer is mogelijk. “Maar de nieuwe franchisenemer moet natuurlijk wel passen bij Bagels & Beans. Zij moeten dus ook ons selectieproces doorlopen en voldoen aan onze criteria”, zegt Van der Pol. Voor de daadwerkelijke start van de nieuwe franchisenemer draait de kandidaat vier tot zes weken mee in een vestiging. Ook worden er barista- en gastvrijheidstrainingen gevolgd en is er een intensieve begeleiding bij de opstart van de vestiging. “De vestiging wordt vervolgens turn key opgeleverd, we kiezen bij de start vaak voor een soft launch. We flyeren en versturen een persbericht naar de lokale media, maar dat is het dan ook. De trekkracht van Bagels & Beans doet vervolgens de rest.” Van der Pol spreekt van een doortastende, intensieve, maar ook succesvolle werving- en selectieaanpak. “Wij zijn altijd heel open en transparant, en maken de potentiële franchisenemer echt duidelijk waaraan ze beginnen. Immers, de praktijk is vaak weerbarstiger dan de theorie.”

‘Nauw samenwerken, in vertrouwen’

Bij Spar starten jaarlijks zo’n twintig nieuwe franchisenemers. Iedereen is na twee jaar nog actief, na tien jaar zijn er slechts enkele afvallers. Wat is het geheim achter de werving- en selectieprocedure bij deze supermarktformule? Johan Knol, Adviseur Werving en Selectie bij Spar, over het succes.

“Wij gaan soms uitzonderlijk ver”, vertelt Knol. Hij doelt hiermee op het hele traject van werven en selecteren, en de ondersteuning daarna voor een vliegende start. “Bij de werving worden de social media zoals LinkedIn en Twitter steeds belangrijker. Potentiële franchisenemers zoeken en vinden hier informatie over Spar. Zo’n 65 procent meldt zich vervolgens rechtstreeks bij ons aan.” Dat zijn pakweg tweehonderd aanmeldingen per jaar, na selectie blijven er daar honderd van over. Knol: “Gaandeweg de gespreken wordt al snel duidelijk of er echt een match is, of mensen het onderschatten en of ambitie en motivatie om te starten er ook echt is om er een succes van te maken.”

Samenspel

In totaal voert Spar vier gesprekken met de potentiële franchisenemers. “In het tweede gesprek nemen wij de selectiecriteria onder de loep, dan wordt vaak meteen duidelijk of er mogelijkheden zijn. Ook bespreken we dan het samenspel; waar verwacht de franchisenemer ondersteuning van ons?”, aldus Knol. Hij benadrukt dat er geen enorme druk op de gesprekken ligt. “Wij hebben geen haast, het gaat om de kwaliteit van de kandidaten. Vier gesprekken in vier maanden tijd is heel gewoon. En wat blijkt vaak? 90 procent van de kandidaten valt gedurende het traject af.” Kandidaten die wel verder doordringen in de procedure moeten in sommige gevallen tijdens de werving- en selectieprocedure een geheimhoudingsverklaring tekenen. “Niet altijd hoor, dat is afhankelijk van de beschikbaarheid van het pand. Is alles in kannen en kruiken, dan is het niet nodig. Is er onzekerheid, dan wel. In negen van de tien gevallen dragen wij dat pand overigens aan, waarbij wij ook meestal de hoofdhuurder zijn”, vertelt Knol. 

Samenwerkingsovereenkomst

Hij benadrukt dat de juiste man of vrouw op de juiste plaats essentieel is voor Spar. “Daarom is de selectie lang en uitvoerig. Onderdeel is bijvoorbeeld het schrijven van een lokaal ondernemersplan, waarbij de potentiële franchisenemer moet aangeven hoe hij of zij de markt ziet en waar volgens hem of haar de kansen liggen.” Aan de uiteindelijke franchiseovereenkomst gaat bij Spar vanzelfsprekend een directiebesluit vooraf. Pakt dat positief uit, dan kan de financiering vervolgens nog een struikelblok zijn, erkent Knol. “Kijk, ondernemers moeten flink wat eigen middelen in brengen. Hoeveel? Minimaal 20.000 euro. Dat is ook de eis van de bank, en ja, soms levert dat problemen op. Vooral de jongere starters hebben tegenwoordig geen of te weinig spaargeld meer.” Toch heeft Spar wel verschillende arrangementen met banken, waardoor bepaalde zaken ook wel snel geregeld kunnen worden. “Maar die eigen middelen moeten er dan wel zijn”, benadrukt Knol nogmaals. 

Huurovereenkomst

Spar gaat doorgaans samenwerkingen aan voor tien jaar. De overeenkomst is gekoppeld aan de huurovereenkomst. “Voor een succesvolle start gaan ondernemers eerst op stage, bij een bestaande franchisenemer in de rol van stagebegeleider. Daarnaast worden er allerlei andere trainingen gefaciliteerd en zorgen wij voor een turn key oplevering van de vestiging. En ook de opening is een groot feest, waarbij nauw wordt samengewerkt met onze marketingafdeling.” Ook krijgt iedere franchisenemer een opstartcoach die tot wel 12 weken na de start actief betrokken blijft, verklaart Knol. Het typeert volgens hem Spar. “Bij ons is de franchisenemer geen debiteurennummer, wij zijn betrokken, werken nauw samen en vertrouwen elkaar daarbij.”     

‘De meesten gaan door tot hun pensioen’

Eén op zeventig. Dat is de score van Monuta als het gaat om het aantal aanmeldingen van kandidaten en het aantal dat ook daadwerkelijk start als franchisenemer. Senior Consultant Jeroen de Korte van Monuta spreekt dan ook van een intensief en zorgvuldig werving- en selectietraject.

“Online werven is in veel opzichten belangrijker geworden voor ons in de loop der jaren. Je bereikt met dezelfde financiële middelen een veel grotere groep. Wij triggeren, interesseren en activeren de potentiële franchisenemers. Daarbij zit de kracht in de herhaling”, zegt De Korte. De selectieprocedure is in tegenstelling tot de werving voor een belangrijk deel ‘fysiek’. “We willen natuurlijk de kandidaten recht in de ogen kunnen kijken en we willen hem of haar face-to-face vertellen over onze formule.” Het is een intensief en zorgvuldig proces, zo vertelt De Korte. “De kandidaten moeten bijvoorbeeld hun eigen financiële model van de onderneming maken op basis van ons business model.” Bij dat aspect van de selectieprocedure wordt de kandidaat ook gevraagd om een geheimhoudingsverklaring te tekenen. “We delen immers gevoelige cijfers”, verklaart De Korte. Ook wordt er in dat deel van de procedure een drijfverenanalyse uitgevoerd. “De uitkomsten daarvan moeten overeenkomen met onze visie en de competenties die wij belangrijk achten bij onze franchisenemers”, zegt De Korte daarover. Hij spreekt hierbij over een ‘ontzettend belangrijk’ deel in het hele traject. “Vaak krijg je alleen het gedrag te zien, wij willen echt de beweegredenen achterhalen. Waarom wil men met onze franchiseformule starten? Is men oprecht geïnteresseerd en gemotiveerd?”   

De directie

Op basis van die analyse, de business case en aanvullende gegevens over het marktgebied wordt het gesprek aangegaan met het management en de directie van Monuta. “Kijk, wij vinden het belangrijk dat de kandidaat de lokale markt op zijn of haar duimpje kent, er sociaal actief is en er ook wordt gekend. Hij of zij moet er wonen, verbonden zijn met de lokale gemeenschap, dat is doorslaggevend voor het succes.” Als het gesprek met het management en de directie positief verloopt, dan begeleidt Monuta de kandidaat bij de financiering. “Monuta heeft toegang tot meerdere financiële instellingen die de financiering van de franchiseonderneming mogelijk maken”, aldus de Senior Consultant van Monuta. 

Vliegende start

Als startend franchisenemer krijgt men een uitgebreid introductieprogramma dat drie maanden duurt. In deze drie maanden wordt de franchisenemer uiteindelijk opgeleid tot Register Uitvaartverzorger, waarbij onder meer alle wettelijke kennis wordt bijgebracht en getoetst. Datzelfde geldt voor de praktijkervaring, ook die wordt bijgebracht. “Ook wordt men intern bij alle ondersteunende afdelingen geïntroduceerd en wordt de franchisenemer gefaciliteerd in de start-up van zijn of haar onderneming. Zo is er een individuele vijfdaagse financiële training van een ervaren financiële planner en wordt er uitleg gegeven over alle Monuta uitvaartverzekeringen, die ook een belangrijk onderdeel zijn van de portefeuille van de franchisenemer”, aldus De Korte. Hij zegt dat franchisenemers in het zadel worden geholpen, maar dat er ook veel op hen zelf aankomt. “Zij moeten de lokale markt bewerken, zorgen voor de eigen omzet. Het gebied is afgekaderd en beschermd, en bestaat uit ongeveer 75.000 inwoners. Dat biedt enerzijds voldoende potentieel en anderzijds de mogelijkheid te focussen op een overzichtelijk sociaal, geografisch gebied. Dat in combinatie met het gedegen werving- en selectietraject zorgt ervoor dat slechts een enkeling na vijf jaar al weer stopt. De meesten gaan door tot hun pensioen.”