Bruna en Valk Solutions vinden elkaar

Bruna is een nieuwe weg ingeslagen om de driehonderd vestigingen toekomstbestendig te maken. Voor het omnichannel-platform kwam de formule uiteindelijk bij Valk Solutions terecht, en dat klikte. Marc-Derek Schönberger, bestuurder van Bruna, en directeur Karin Valk van Valk Solutions vertellen over het gezamenlijke traject.

Op de dag van het interview snijden opgetogen medewerkers van Bruna een feestelijke taart aan in hun hoofdkantoor in Houten. Een attentie van leverancier Valk Solutions omdat de implementatie van het nieuwe kassasysteem zojuist is afgerond. Een flinke operatie. Alle driehonderd vestigingen (waarvan tweederde op franchisebasis) kregen binnen drie maanden niet alleen een nieuwe kassa, maar vooral een omnichannel-platform met tal van mogelijkheden. 

Het is het eindpunt van een route die eind april dit jaar samen werd ingezet. Bruna was daarvoor al langer op zoek naar een partij om een nieuwe weg in te slaan. Nadat de onderhandelingen met de beoogde leverancier op een dood spoor belandden, kreeg Marc-Derek Schönberger de tip om Valk Solutions eens te polsen. Na een telefoontje zat hij dezelfde dag nog met ze aan tafel. “Dat klikte meteen”, zegt hij. “Ze kenden de markt en voelden onze urgentie goed aan. Dan is er ook direct een gunfactor.” Binnen een week was de deal beklonken. 

Bruna gaat zich profileren als omnichannel-speler. Er komt een nieuwe website en een loyaltykaart. “Het oude kassasysteem was daar niet op toegerust”, legt Schönberger uit. “We hadden dus een nieuwe winkelautomatisering nodig om onze nieuwe strategische richting te ondersteunen. Dat was een no-brainer.”

Magisch moment

Tot zover hadden de franchisenemers en filiaalmanagers dan ook beperkte invloed. Maar bij de implementatie van het nieuwe systeem werden zij wel nauw betrokken. Er kwamen pilotgroepen om de werkwijze uit te proberen en fijn te slijpen. En samen, Bruna en Valk Solutions, gingen ze ‘voor de troepen staan’ om de veranderingen uit te leggen. “We hebben duidelijk verteld dat het onderdeel is van de visie en strategie en dat we bezig zijn met hun toekomst”, zegt Karin Valk. “Daar is een up-to-date automatiseringsplatform voor nodig.”

De training voor de franchisenemers en winkelmanagers verliep via e-learningmodules en video’s. En bij de installatie was er een training op de winkelvloer, met een instructiekaart en een manual. Vervolgens werd er nagebeld, ter begeleiding en ‘natraining’. Die laatste service hoefde aanvankelijk niet van Bruna. “Maar het bleek hard nodig”, stelt Schönberger nu vast. 

Die ervaring had Valk al, vandaar het dringende advies om wel een telefonische nazorg in te richten. Maar Schönberger was nog niet overtuigd. “Toen gingen ze er zo bevlogen in, met heldere taal, dat ik heb geluisterd. Dat doe je alleen als de relatie goed is. Dat was een magisch moment waaruit bleek dat je geen ongelijke relatie hebt, maar partners bent.”   

Karin Valk: “We hadden een wederzijds gevoel om het voor de franchisenemers van Bruna een succes te laten zijn. Daar wordt immers de boterham verdiend van ons allemaal.” Schönberger: “Ze pakten het perspectief van de franchisenemers, dat is een gezond perspectief.” De investering voor die franchisenemers is te overzien, vertelt hij. “Er bestaat een bijdrage aan de winkelautomatisering en die wordt iets verhoogd.”

Open platform

Hij hoefde ook niet meer op zoek naar een platform voor de nieuwe loyaltykaart. “Dat kan binnen wat Valk biedt en dat is mooi meegenomen.” 

Van origine is Valk een kassaleverancier. Maar het bedrijf is sinds de oprichting dertig jaar geleden met de tijd meegegaan en is inmiddels met 75 medewerkers meer een ‘business enabler’. “We zijn nu vaak op strategisch en commercieel niveau in gesprek met de klanten”, aldus Karin Valk. 

Het omnichannel is intussen veel meer dan een kassasysteem. Het is een open platform met een API (Application Programming Interface) connector om allerlei functies en systemen aan te koppelen. Zoals de loyaltykaart, de website maar ook de backoffice. Valk: “Dat levert ook heel veel data op voor onze klanten.” Schönberger: “Het systeem is zodanig gekoppeld dat we de klant altijd kennen en herkennen.”

Goed ingeleefd

Hij noemt ‘het hart en de betrokkenheid van de mensen’ de belangrijkste succesfactor in de samenwerking. “Ze hadden zich heel goed ingeleefd in de specifieke situatie van Bruna, zich de case echt eigen gemaakt. Ze kwamen ook op onze informatieavonden voor de winkelmanagers en franchisenemers.”

Karin Valk knikt en merkt op dat dat bewust beleid is. “We willen de taal van onze klanten spreken. Bruna heeft een rijke historie, vol passie en deskundigheid. Dat verplicht ons om in hun huid te kruipen. Andersom zijn wij ook heel blij met hun vastberadenheid en duidelijke randvoorwaarden. Alles gebeurde zoals afgesproken.”

Voor de klant is er nu een naadloos systeem, benadrukken beiden. Die heeft niets gemerkt van een transformatie. Maar de franchisenemers en winkelmanagers wel degelijk. Schönberger: “Ze moesten de werkwijze van Valk onderschrijven en er in meegaan. Dat betekent bijvoorbeeld op een bepaalde manier de kas afsluiten en omgaan met spaarpunten. Wij vonden dat goede, doordachte keuzes en dan ga je er makkelijker achter staan.” 

Automatisch besteladvies

De software is in grote mate standaard en dat komt de efficiëntie ten goede, betoogt Karin Valk. “Daarnaast heb je ruimte voor ondernemerschap in de winkels. Daarmee is het zeer geschikt voor franchise.”

Voor de franchisenemers was het even wennen allemaal, heeft Schönberger gemerkt. “Maar nu plukken ze al de voordelen van de grotere functionaliteit. Zo hebben we veel beter inzicht in onze voorraden dankzij het automatische besteladvies.” Andere mogelijkheden worden begin volgend jaar geïmplementeerd. Zoals de koppeling met de nieuwe webshop en met de boekhouding. “Dat ontzorgt de ondernemers”, weet Karin Valk. “Ze besparen uurtjes en hebben geen typefouten meer.”

Als een van de weinige kopzorgen van het traject ervaart Marc-Derek Schönberger de afhankelijkheid van de kwaliteit van de wifi in de winkels. En de belangrijkste les? “De begeleiding bij de implementatie is cruciaal.”