Pet’s Family Tiel bestaat als franchisevestiging sinds 1 januari 2003. Maar de dierenspeciaalzaak heeft een rijke historie. De winkel werd op 1 juli 1936 geopend door de vader van de huidige eigenaar Hans van Echteld. In ruim zestig jaar is de zaak uitgegroeid tot een besloten vennootschap met zes medewerkers op de loonlijst. De administratieve rompslomp die daarmee gepaard gaat, was één van de belangrijkste redenen om over te stappen naar de franchisevorm. “Ik word een dagje ouder en fysiek moet ik een stapje terugdoen”, stelt Hans van Echteld. “De administratie werd verzorgd door een accountant. De boekhouding was op orde, maar als ondernemer wilde ik meer. Ik wilde managementinformatie: wat loopt goed, wat loopt minder goed, waar kan ik kosten reduceren, welke trends zijn er. Dat soort informatie ontbrak. Ik ben toen gaan praten met Pet’s Family en parallel daaraan met een administratiekantoor. Pet’s Family was al van plan om de administratie uit te besteden. Je bent echter niet verplicht om daaraan mee te doen. Maar het klikte vanaf het eerste moment. Je merkte dat het niet alleen mensen zijn met kennis op administratief en boekhoudkundig gebied, maar dat ze ook heel veel ervaring hebben met franchiseconcepten. Dat is een enorm voordeel. Ze leveren niet alleen de boekhoudkundige feiten, maar ze leveren ook het advies wat je op basis van die feiten kunt doen om je kosten beter in de hand te houden of je omzet te vergroten. Ze zijn niet passief, maar pro-actief. Ze denken met je mee als ondernemer. De prijs-kwaliteitverhouding is veel beter dan bij onze vorige accountant. De kosten zijn nagenoeg gelijk, maar ik krijg nu heel veel andere informatie. Informatie waar ik in de dagelijkse praktijk wat mee kan.”

Vrijheid
Het overstappen van een zelfstandige zaak naar een franchiseformule ziet hij niet als verlies van vrijheid. “Natuurlijk lever je een stukje van je zelfstandigheid in als je onderdeel wordt van een franchiseketen. Maar juist datgene wat mij niet aansprak aan het zelfstandig ondernemerschap, die rompslomp, ben ik kwijt. Daardoor kan ik mij richten op zaken waar ik als ondernemer sterk in ben. Je zou zelfs kunnen zeggen dat ik juist meer vrijheid heb gekregen voor het echte ondernemerschap door mij aan de sluiten bij een franchiseformule.”
“Het gaat niet alleen om het uitbesteden van zaken zoals de salarisadministratie of het opmaken van de jaarrekening. Een heel belangrijk onderdeel voor ons is de benchmark, de vergelijking met andere dierenspeciaalzaken. Daaruit kun je afleiden wat de gemiddelde trend is, of je als zaak boven het gemiddelde scoort of juist achterblijft. Dat is waardevolle managementinformatie. Die hadden we voordien niet.”
In de winkel is er wat handelingen betreft niets veranderd door het uitbesteden van de administratie. Hans van Echteld: “We werken met hetzelfde kassasysteem. De kassa-uitdraaien, pakbonnen, facturen en andere administratieve documenten bewaren we in zes verschillende mappen. Die gaan aan het einde van de maand naar het administratiekantoor, worden daar gecontroleerd en verwerkt. Als daaruit bepaalde zaken naar voren komen, wordt er contact opgenomen. Meestal per e-mail. Dat gaat snel, onbureaucratisch en is heel praktisch. Eén of twee keer per kwartaal bespreken we de cijfers. Dan kijk je samen naar de begroting, de realisatie en praat je over eventuele bijstellingen.”

Tevreden
Driekwart jaar na de introductie van de nieuwe manier van werken constateert de ondernemer dat hij tevreden is. “Ik weet nu bijvoorbeeld dat wij het wat totale omzet en ons klantenbestand betreft heel goed doen. Maar ik weet ook dat we wat huisvestingskosten en personeelskosten nog verbeteringen kunnen doorvoeren. Natuurlijk, je verhuist niet zomaar als je die cijfers ziet. En je kunt van je personeel niet verwachten dat ze een paar euro minder gaan verdienen per uur. Maar toch zie ik wel mogelijkheden om op termijn iets aan die kosten te doen.”

Prifo Rosmalen
De franchiseketen Prifo stapte ook over op het uitbesteden van hun administratieve diensten. De franchisenemers waren verplicht om daaraan mee te doen. Maar Marcel Buijs (30), de ondernemer van de Prifo-vestiging Rosmalen, is daar niet bepaald rouwig over. “Een deel van de administratie werd voorheen gedaan door het hoofdkantoor van Prifo. Daar was op zich niets mis mee. Maar je merkt toch dat je nu werkt met specialisten. Dat heeft grote voordelen. Ik maak nu iedere maand een cd-rom van mijn kassa-uitdraai en van de gegevens uit mijn Exact-boekhoudprogramma. Verder heb ik er geen omkijken meer naar. Dat is op zich al prima. Waar ik helemaal enthousiast over ben is het MIS, het management informatiesysteem. Daardoor krijg ik ieder kwartaal gedetailleerd inzicht in mijn arbeidsuren, mijn inkoop en mijn omzet, uitgesplitst naar de verschillende productgroepen. Ik weet nu veel eerder en beter waar kosten gemaakt worden, waar we het goed doen of waar we nog achterlopen. Bovendien weet je als zelfstandig ondernemer door de benchmark, hoe je het doet ten opzichte van je collega’s. Stel dat je vijf procent meer omzet haalt. Dan ben je misschien tevreden. Maar als blijkt dat je collega’s in dezelfde periode tien procent meer omzet hebben behaald, dan heb je het relatief toch slechter gedaan. Omgekeerd: stel dat je vijf procent minder hebt gedraaid maar je collega’s een omzetverlies van tien procent hebben gehad, dan heb je het blijkbaar toch niet zo slecht gedaan.”

Topdrukte
Het is druk in de zaak. Klanten komen hun vakantiefoto’s ophalen. Het gesprek wordt een paar keer onderbroken om een klant te helpen. Marcel Buijs verontschuldigt zich telkens: “Het is inderdaad erg druk. Het grote pluspunt van Prifo is snelheid én kwaliteit. Binnen 27 minuten kun je hier je foto’s laten ontwikkelen en afdrukken. Maar dat niet alleen: de printkwaliteit is ook goed. Iedere foto wordt met de klant bekeken. Foto’s die hij niet wil hebben, betaalt hij niet. Juist voor de combinatie van snelheid én kwaliteit is hij bereid te betalen.”
Het is even voor zessen en een klant komt binnen voor nabestellingen. Eerder kon niet. “Geen probleem”, stelt de ondernemer de klant op zijn gemak. “Ik kan dat vanavond nog afwerken, denk ik.” Alweer een tevreden klant.
Marcel Buijs verwacht de komende jaren de nodige technische veranderingen in zijn vak. “Je merkt dat mensen steeds meer overschakelen naar digitale fotografie. Ik schat dat de verhouding nu nog een kwart digitale fotografie is en driekwart rolfilm. Maar ik denk dat de verhouding over twee jaar fiftyfifty zal zijn. Daarop moet je het beleid aanpassen, anders red je het niet. Ondanks alle prijsstunters zijn mensen bereid om 45 eurocent voor een print van een digitale foto te betalen omdat ze zien dat de kwaliteit hoger is dan wat een ontwikkellaboratorium levert of datgene wat ze uit hun eigen printer krijgen.”

Printwerk
Uit de managementrapportage heeft Marcel Buijs geleerd dat de belangrijkste omzet gevormd wordt door het ontwikkelen en afdrukken van foto’s. Op zich was dat voor hem geen verrassing. “Maar ik kijk heel nadrukkelijk ook naar de randproducten, zoals de verkoop van fotoalbums of fotolijstjes. Dat zal nooit onze kernactiviteit worden. Maar door andere albums aan te bieden of te kiezen voor een andere manier van presenteren, kun je de omzet wellicht verhogen. Door het management informatiesysteem kun je zien of bepaalde dingen die je doorvoert merkbaar zijn in je omzet.
Ik vind het heel prettig dat er regelmatig iemand van het administratiekantoor langskomt om de cijfers met je te bespreken. Ze geven je heel gericht advies. De administratieve kosten nu zijn iets hoger dan voorheen. Toch wil ik dat niet duurder noemen. Want dan zou je alleen naar de kostenkant kijken. Ik ben best bereid om ergens een hogere prijs voor te betalen. Maar dan moet het product ook beter zijn. De kosten zijn dus nu iets hoger, maar dat geldt ook voor mijn omzet en mijn winstmarge. Kortom, ik ben er in alle opzichten beter van geworden.”

Bert Jongen