Drie jaar geleden schakelde directeur Wout Scharrenberg van Welkom Haarmode over van een organisatie met twaalf vestigingen naar een franchiseconcept. Dat was ook de aanleiding om met een administratiekantoor contact op te nemen om een deel van de administratie uit te besteden. Wout Scharrenberg: “Welkom Haarmode bestaat inmiddels 34 jaar. In het verleden ben ik bezig geweest om de formule als franchiseorganisatie neer te zetten. Maar de tijd was er niet rijp voor. De fiscus maakte bezwaren. We hebben het concept toen opgezet met eigen vestigingen als vennootschap onder firma. Ik ben er altijd van overtuigd geweest dat de vestigingen een beter rendement zouden opleveren als je met zelfstandige ondernemers werkt. Daarom heb ik samen met formulecoach Joke Koster een opleiding gevolg om alle ins and outs van franchising onder de knie te krijgen. Bij de overschakeling naar franchising hebben we de zaak meteen opgeschoond. Van de twaalf vestigingen zijn er twee gesloten, drie zijn als eigen vestiging doorgegaan en in zeven vestigingen wordt met het franchisemodel gewerkt. Personele consequenties had dat nauwelijks want de meeste franchisenemers zijn de voormalige bedrijfsleiders. Tegelijk met de introductie van franchising hebben we een deel van de administratie uitbesteed.“

Schoenendoos
“ We hebben de zaken omgedraaid,” gaat hij verder. “Vroeger was je kapper en ondernemer en als je klaar was met je werk, moest je ook nog de boekhouding doen. De bekende ‘schoenendoos’ met bonnetjes waar jezelf met je boekhouder mee aan de slag ging. Een verplicht nummer, niet het leukste van het vak. Het gevolg is dat je als ondernemer kijkt wat er in je kassa zit en daar pas je je beleid op aan. Nu is het honderdtachtig graden omgekeerd: je kijkt eerst naar de cijfers en past daar je activiteiten op aan. Dat is een heel andere manier van werken: gestructureerder, zakelijker, maar veel beter.”
Formulecoach Joke Koster vult aan: “Kappers zijn creatieve ondernemers. De administratie werd als rompslomp gezien. Dat kun je dan veel beter uitbesteden aan specialisten. Die kunnen dat veel beter. En je houdt zelf meer tijd over om je te richten op het ondernemerschap.”

Samenwerking
Het hoofdkantoor van Welkom Haarmode heeft zijn eigen boekhouder Erik de Haas gehouden. “Ik krijg nog wekelijks de cijfers van de verschillende vestigingen door,” zegt hij. “Op die manier houden we een goed overzicht van de ontwikkelingen. Die weekcijfers vormen de basis voor de rapportage die het administratiekantoor ieder kwartaal voor ons maakt. Ik heb wel moet overschakelen naar andere software, maar dat had ik al snel onder de knie. Het grote voordeel nu is dat we iedere drie maanden een analyse krijgen van onze resultaten. Vroeger was dat alleen bij de jaarrekening.”
Directeur Wout Scharrenberg vervolgt: “Je maakt nu heel gestructureerd plannen met omzetprognoses voor de verschillende vestigingen. Die plannen vergelijk je ieder kwartaal met de gerealiseerde cijfers. Je ziet dan heel snel waar je eventueel moet bijsturen. Je kunt veel sneller reageren op ontwikkelingen."

Advies
“Het financiële plaatje wordt meteen duidelijk. Ik ben nog altijd geneigd eerst naar de omzet te kijken, maar dat is natuurlijk maar het halve verhaal. We kijken nu heel nadrukkelijk naar de kosten, naar afschrijven en reserveringen. Vroeger sloeg je de schrik om het hart als er een belastingaanslag binnenkwam. Die moest je direct betalen. Nu reserveren we daarvoor middelen. Dat werkt een stuk prettiger,” aldus Wout Scharrenberg. “Ik heb voorheen met een ander gerenommeerd accountantsbureau gewerkt. Wat ik daar miste was de specifieke kennis van de franchisebranche. Het huidige administratiekantoor heeft die kennis wél in huis. Dat komt ook tot uiting in hun advies. De beslissing of je wat met dat advies doet, ligt bij mij als franchisegever.” Formulecoach Joke Koster: “Maar je zou gek zijn als je een goed advies naast je neer zou leggen. Soms lijken adviezen heel simpel. Maar franchisenemers voelen dat soort adviezen meteen in hun eigen portemonnee.”

Ook voor het hoofdkantoor van Welkom Haarmode heeft een beter zicht op de cijfers gevolgen. Joke Koster daarover: “We zijn nu veel gerichter met marketing bezig, met klantenbinding en het werven van nieuwe klanten. We doen ook meer acties op dat gebied. Onze franchisenemers zouden nog meer reclame willen, maar dat moet ook betaald worden. Daar hebben we nu een spaarpotje voor waaraan iedereen deelneemt zodat we op den duur ook over een gepland reclamebudget beschikken.”

Groei
Welkom Haarmode wil de komende jaren groeien. Wout Scharrenberg daarover: “De organisatie is er klaar voor. De plannen zijn er. Aan de andere kant moet je niet forceren. Wij richten ons op zelfstandige kappers die willen profiteren van het franchisemodel.
Joke Koster: “Ik kan mij ook voorstellen dat kapsters die nu bij een franchisenemer in dienst zijn, na enkele jaren hun eigen zaak willen beginnen. Ze kennen het concept dan goed. Ook dat zijn voor ons potentiële franchisenemers. Wij investeren ook in opleidingen zoals verkooptrainingen. Dat levert resultaat op. Door een gericht advies aan de klant is de klant ook bereid eens andere moderne haarcoupe te proberen of om haarproducten te kopen. Dat verhoogt de omzet.”

Alacar
Franchisegever Alacar, actief op het gebied van autoschadeherstel voor particulieren, maakt ook gebruik van een administratiekantoor: “Wij zijn in april 2002 gestart met onze franchiseorganisatie en hebben nu drie franchisevestigingen: in Rotterdam-zuid, in Helmond en in Sittard. Wij richten ons met name op de particuliere autobezitter die hun autoschade zelf moeten betalen omdat ze WA zijn verzekerd of hun no-claim korting niet willen kwijtraken bij autoschade. Wij verwachten de komende tijd uit te groeien tot een landelijk opererend netwerk,” aldus marketing manager Joanne Vogelenzang. “Destijds heeft het Alacar team zich goed georiënteerd in de markt hoe ze boekhouding en loonadministratie moesten gaan aanpakken en wie deze dienst het beste kan gaan uitvoeren. Met meerdere partijen hebben we rond te tafel gezeten en uiteindelijk gekozen voor een administratiekantoor met franchise-ervaring. Zij verzorgen de boekhouding voor ons, de salarisadministratie en de managementinformatie. Het voordeel is dat hun ‘vliegende boekhouders’ één keer per maand bij onze franchisenemers langskomen. Je bent dan af van de administratieve rompslomp en kan je je concentreren op je eigenlijke werk. Sommige autoschadeherstelbedrijven hebben een eigen boekhouder of controller. Die werken nauw samen met het administratiekantoor. Voor ons als franchisegever is het grote pluspunt dat als we groeien we blijven werken met één Management Informatie Systeem waardoor je de resultaten van alle franchisenemers goed met elkaar kunt vergelijken. Je krijgt maandelijks een overzicht van de prestaties van de verschillende vestigingen met onder andere de omzet per vestiging, het gemiddeld schadebedrag en het aantal gerepareerde auto’s. Die informatie kun je gebruiken om de resultaten van de verschillende vestigingen met elkaar te vergelijken en terug te koppelen naar de franchisenemers. Binnenkort komt er een formulecoach die de franchisenemers gaat ondersteunen om, aan de hand van de managementinformatie, te leren van elkaars ervaringen en waar nodig bij te sturen.”

Bert Jongen