Meten is weten. De uitdrukking kennen we allemaal. "En de omzet volgen!" Gerard Sterkenburg, general manager van Fast Food Concepts, plaatst er bewust een uitroepteken bij. Hij benadrukt er mee dat het veelal meer een wens is om de omzet te volgen. "Maar de omzet van wat? De omzet van het aantal klanten, van de klantenbesteding, van acties. Zeg het maar. Wat denk ik te verkopen? En wat verkoop ik werkelijk? BVO-cijfers leggen niet zelden zaken onverbiddelijk bloot. Met een juiste bijsturing verdien je gemakkelijk geld."
In de fastfoodformule Vork Full Franchise, een van de onderdelen van Fast Food Concepts, werd in augustus 2000 Next To Food in drie pilotzaken geïnstalleerd. Inmiddels draait het systeem bij alle 26 franchisenemers. Niemand twijfelt meer over de winst van de investering in het managementinformatiesysteem, dat weliswaar exclusief werd ontwikkeld voor de cafetariasector, maar in principe geschikt is voor formules in alle sectoren waarin een kassa het afrekenstation is. In principe is dat de hele detailhandel.

Effectievere bedrijfsvoering
Met het juiste gereedschap tot een voor de ondernemer betere en effectievere bedrijfsvoering komen. "Wij willen", aldus Sterkenburg, "voor onze aangesloten ondernemers extra geld verdienen. Wij pretenderen dat zelfs te doen voor koplopers, die toch het best presteren." Dat formuleuitgangspunt is ons vertrekpunt geweest. Aanvankelijk informeerde Sterkenburg bij kassabouwers of ze een dergelijk systeem konden leveren, maar niemand wilde zijn nek al te ver uitsteken. Sterkenburg: "We hebben echt het hele land afgezocht. Niemand kon het maken en in een systeem zichtbaar maken wat wij allemaal wilden. Ik geef toe, dat was best veel of beter gezegd dat was alles. Op een gegeven moment zeiden we: dan bouwen we zelf een systeem. We kennen de sector het beste, we weten heel goed wat we allemaal willen weten." Next To Food onderscheidt dertien productgroepen en kan gegevens berekenen van 6.000 afzonderlijke producten.
IBM leverde de hardware voor het systeem waarbij gewerkt wordt met de touch screentechniek. Sterkenburg: "We hebben bewust gekozen voor de beste kwaliteit. De machine, die er nu staat, is vocht- en vetbestendig en we garanderen vijf jaar lang dat machines bij uitval uiterlijk de volgende dag weer in bedrijf zijn."
In principe vergt de invoering van gegevens nauwelijks een extra inspanning. Openings- en sluitingstijden van de kassa, wie wat verkoopt, al die gegevens worden toch al in de database opgeslagen en kunnen tot grafieken worden verwerkt. Naast de kassa- en klantenmodule is aan het systeem ook een module voor personeelsbeheer, boekhouden en automatisch bestellen of voorraadbeheer gekoppeld. Er is sprake van een intelligent bestelsysteem. Het systeem herkent wat er in bepaalde periodes wordt verkocht en kan automatisch bestellingen doen bij leveranciers.

Alles is te berekenen
Per uur, per dag, per week, per maand kan de besteding per klant, per product of vul maar in, worden berekend. Wat wanneer wordt verkocht en tegen welke winstmarges kan in enkele seconden voor elk product zichtbaar worden. Sterkenburg: "Tot voor kort was daar iemand binnen de organisatie drie dagen voor aan het rekenen en je had dan niet de zekerheid dat het 100% foutloos was gebeurd."
Wat kost het systeem eigenlijk? Franchisenemers van Vork betalen ƒ 6.000,- ineens en ƒ 12,- per dag. Daarmee zijn de ontwikkelingskosten natuurlijk niet gedekt. Die dekking moeten komen uit de verkoop van het systeem aan derden. Twaalf gulden per dag lijkt veel geld, maar door bijvoorbeeld gebruik te maken van de boekhoudmodule, die gekoppeld is aan een Exact-programma, kan een franchisenemer gemiddeld ƒ 8.000,- accountantskosten besparen, omdat het boekhoudkantoor al het dataverkeer via de computer krijgt aangeleverd en al die gegevens zelf niet meer handmatig hoeft in te voeren.

Must voor formuleontwikkeling
Hoe belangrijk is goed bedrijfsvergelijkend onderzoek voor de ontwikkeling van de formule? "Veel eerder wordt zichtbaar", stelt Sterkenburg als eerste, "wanneer een vestiging niet goed draait, om welke reden dan ook. Dat is in het belang van iedereen die meedraait in de formule. Laat ik verder een paar voorbeelden geven. Wij doen binnen Vork allerlei actiemenu's. Next To Food maakte zichtbaar dat bij de ene vestiging een bepaald menu 8% van de omzet maakt, en bij een collega 20%. Dezelfde menu's, dezelfde zaken, hoe komt dat? Als je het niet weet, niet zichtbaar hebt, vraag je dat jezelf niet af en volgt er geen bijsturende actie.
Een ander voorbeeld. Wij wisten door Next To Food dat we weinig dranken verkochten. We hebben toen de menu's met twee gulden verhoogd en er een drankje aan toegevoegd. Door de verkoop te meten, kwamen drie type ondernemers naar voren. Type 1 verkocht de menu's alsnog zonder drankje, hij gaf twee gulden korting. Type 2 verkocht de menu's met 50% korting op een shake of op een blikje fris. Type 3 verkocht alle menu's met een shake. Wat bleek? Type 1 vroeg: wilt u er iets bij drinken? Type 2 vroeg: wat wilt u er bij drinken? Type 3 vroeg: welke smaak shake wilt u? Reken eens mee voor Type 3. Wij verkopen per vestiging gemiddeld 200 menu's in een week, maal 2 gulden, maal 52 weken betekent een extra omzet aan drank alleen van ƒ 20.000,- per jaar. De shakeomzet is dit jaar met 40% gestegen. Interessant of niet?"

Tips voor invoering
Hoe neem je franchisenemers mee in zo'n BVO-proces? Sterkenburg: "Door de machine er simpelweg neer te zetten. Na drie maanden wil niemand meer terug. En door niet alles in één keer te willen activeren. Doe de dingen stap voor stap. De vestigingen kunnen bijvoorbeeld zelf met de eigen data alle berekeningen maken. De volgende stap wordt dat de franchisenemers voor bepaalde zaken ook inzage gaan krijgen in de datagegevens van collegavestigingen. Verder starten we in september met een cursus boekhouden. We gaan dan iedereen leren hoe je via het systeem kunt boekhouden."

Wim Hogenboom