Plaatsonfhankelijk werken met Q-escape

Van 'telewerken' wil hij liever niet spreken, hij heeft het bij voorkeur over plaatsonafhankelijk werken. Nico Waringa is algemeen directeur van Q-escape, een nog jonge franchiseformule die hij ontwikkeld heeft en nu samen met enkele partners uitbouwt. De formule is eigendom van Your Near Home Office B.V., die als franchisegever optreedt. De essentie: mensen de mogelijkheid bieden om op een groot aantal locaties in een zakelijke, professionele omgeving te werken.

Werken waar je maar wilt

Q-escape doet de acquisitie van gebruikers, verzorgt de marketing en promotie, en heeft, cruciaal, via de website www.Q-escape.nl een on line-reserveringssysteem voor werkplekken op alle locaties, gekoppeld aan registratie van gebruik en administratie. De inrichting en aankleding van de locaties worden centraal vanuit de moederorganisatie geregeld.
Het unieke, aldus Waringa, is dat het product inpasbaar is in bestaande exploitaties van bijvoorbeeld business centers en wegrestaurants. Deze kunnen een Q-escape-afdeling opnemen ter verbreding van hun bestaande dienstenpakket zonder dit zelf te hoeven vermarkten. De kracht ligt in de bundeling van locaties bij één aanspreekpunt voor klanten.
Telewerken is eigenlijk nog steeds niet van de grond gekomen. In de praktijk blijkt het namelijk niet zo eenvoudig om thuiswerken te integreren in het reguliere arbeidsproces. Nico Waringa somt de belangrijkste strubbelingen op.
"Van werkgeverszijde is er onder meer weerstand tegen het thuiswerken omdat de werkplek thuis ook moet voldoen aan Arbo-eisen. Meubels, apparatuur en infrastructuur vergen (extra) investeringen. Bovendien: wat doet de werkgever met de spullen als de medewerker het bedrijf verlaat? Daarom blijkt in de praktijk dat een fors deel van de werknemers wel eens thuis werkt, maar dat dit totaal niet geformaliseerd is. Bovendien zal menig directeur of facility manager zich nu al ergeren aan de zeer lage bezettingsgraden van bureaus in het kantoor en deze eerder willen verhogen dan verlagen. Juist hier kan Q-escape helpen als onderdeel van een plan voor strategisch ruimtemanagement, doordat het concept staat voor outsourcing van werkplekken met uiteindelijk een efficiënt gebruik over de hele linie. Een werkplek bij Q-escape wordt immers alleen betaald bij gebruik.
Ook voor een belangrijk deel van werknemers is tele-thuiswerken niet of minder geschikt, bijvoorbeeld doordat de ruimte ontbreekt, of de rust (kleine kinderen); sommigen missen juist het contact met andere werkenden. Ook allerhande faciliteiten die op kantoor wel aanwezig zijn, ontbreken veelal in een thuissituatie.

YNHO
Waringa heeft als reactie een concept ontwikkeld, of misschien mag je het zelfs wel een filosofie noemen: Your Near Home Office. Niet op de zaak werken, maar ook niet thuis. Het idee in een notendop: richt flexibele werkplekken in op een groot aantal locaties, verspreid over het land, waar mensen een werkplek kunnen boeken. Aanwezig zijn de nieuwste communicatietechnologieën, waaronder breedband-internet, randapparatuur -printers, kopieerapparaten enzovoorts- en faciliteiten om de inwendige mens te versterken.
Met één eigen 'telewerkkantoor' stuitte de innovatieve ondernemer al in een vroegtijdig stadium op een probleem, dat hij als een "gemis aan kritische massa" karakteriseert. "Je moet een netwerk aan locaties kunnen bieden. Nu, dit lukte mij niet, althans niet in mijn eentje. Inmiddels heb ik een aantal partners meegekregen, zodat we gezamenlijk in staat zijn hier een antwoord op te geven." Er is een vastgoedpartij bij Q-escape betrokken -Komen Vastgoed Beheer-, een collega-onderneming uit Heerhugowaard -WorkLink Offices- en een bedrijf waarmee een fusie ophanden is: Smart Office. Daarnaast is de Q-escape-formule als afdeling inpasbaar bij derden: Het Ondernemers Centrum Capelle is het eerste business center dat Q-escape als product voert.
"Nu hebben we de schaalgrootte en de slagkracht om verder te kunnen groeien en is alles gereed om grote gebruikersorganisaties te kunnen bedienen." Zo is Waringa in gesprek met het ministerie van Verkeer en Waterstaat, waar plaatsonafhankelijk werken een onderdeel is van werkprocesinnovatie. Ditzelfde speelt bij de ANWB, KPN, ING en anderen.

Cockpits en spitswerkplekken
Belangrijk is het onderscheid in locaties die Q-escape op het oog heeft, en die duidelijk herkenbaar zijn door het paars-groene logo op de deur.
Waringa legt uit: "Wij spreken intern over cockpits en spitswerkplekken. In het eerste geval zit je niet aan een zichtlocatie vast. Een cockpit is een eenpersoonskantoorruimte, ingericht volgens de formulerichtlijn met eigen leveranciers. Hier zal veelal een hele dag worden gewerkt door mensen die in de buurt wonen, laten we zeggen in een straal van maximaal een kilometer of vijf."
De spitswerkplekken, de naam zegt het al, zijn vooral voor ad hoc-gebruik en bevinden zich langs de grote wegen. "Het zijn ruimtes in hotels, wegrestaurants en andere gemakkelijk bereikbare zichtlocaties, waar je spontaan of na on line-reservering terecht kunt om bijvoorbeeld tussen twee afspraken in even wat dingen uit te werken. Iets dergelijks is onder meer door AC Restaurants gerealiseerd in de vestiging in Bodegraven." Waringa verwacht dat AC op deze manier snel tegen een capaciteitsprobleem aanloopt: vol is vol. Toch is het principe goed, alleen de uitwerking en ondersteuning zijn voor verbetering vatbaar. "De AC-business corner kunnen we best opnemen in het netwerk."
Zoals gezegd is Smart Office een van de partners met wie in formuleverband wordt samengewerkt. "Zodoende hebben we zicht op tien nieuwbouw A1-locaties en zijn er intentieverklaringen van zeven bestaande business centers, die als franchisenemers gaan optreden. De eerste Q-escape-afdeling wordt nu gereedgemaakt in het Ondernemers Centrum Capelle, waar vanaf volgende maand de eerste werkplekken in gebruik kunnen worden genomen," aldus Waringa. Berekend is, dat het bij een bezettingsgraad van 35 procent al renderend is tot inpassing in een bestaande exploitatie over te gaan, niet in het minst doordat gebruik kan worden gemaakt van een aantal gemeenschappelijke faciliteiten.
Nico Waringa verwacht tot slot, dat de échte grote doorbraak in plaatsonafhankelijk werken over een jaar of twee, drie zal plaatsvinden. "Nu is de praktijk, dat mensen dure laptops meenemen en als het ware inpluggen in het netwerk dat wij op onze locaties beschikbaar stellen. Iedereen werkt met de software vanaf die laptop en moet de verwerkte gegevens weer doorsturen, per mail of via inbelfaciliteit op het netwerk van de werkgever. Straks staan overal simpele en relatief goedkope terminals, waarmee je via internet verbinding maakt met de centrale server van het bedrijf waar alle applicaties draaien. Dat wordt het moment dat je wérkelijk plaatsonafhankelijk kunt werken, namelijk overal waar een 'thin client' staat met een snelle internetverbinding. Het draait dan wel om het comfort van die werkplek én het gemak waarmee je over zo'n werkplek kunt beschikken. Juist dat is Q-escape."

dr. Reinold Vugs